TimeTell en Alysis Zorggroep
Met TimeTell minder ergernis voor Advies en Beheer Centrum Alysis Zorggroep
Alysis Zorggroep is de naam voor het samenwerkingsverband tussen Ziekenhuis Rijnstate (Arnhem), Ziekenhuis Velp, Ziekenhuis Zevenaar, Verpleeghuis Martinushof (Arnhem) en Verpleeghuis Zevenaar. De ondersteunende clusters Bedrijfsinformatie & - Administratie, Informatisering & Automatisering en Personeel & Organisatie zijn georganiseerd binnen het Advies en Beheer Centrum. Elke dag gaan er bij het ABC zo'n 250 medewerkers aan de slag. Zij leveren hun diensten aan alle vijf de zorginstellingen en maken hiertoe jaarlijks dienstverleningsafspraken met de ziekenhuizen en verpleeghuizen.
Met name als gevolg van de werkwijze met dienstverleningsafspraken is het voor de medewerkers van het Advies en Beheer Centrum belangrijk de tijd goed te monitoren en hun uren te kunnen registreren en rapporteren. Tijdregistratie geeft het Advies en Beheer Centrum namelijk de mogelijkheid een helder beeld aan de klant te schetsen over de bestede tijd, in sommige gevallen de bijbehorende financiële doorberekeningen, maar ook om een goede inschatting te maken voor de tijdsbesteding van nog te plannen toekomstige activiteiten.
Toen het Advies en Beheer Centrum ging starten met het afsluiten van dienstverleningsafspraken is men begonnen met tijdregistratie met behulp van Excel. Dit werd door de hoeveelheid aan codes en medewerkers echter te omslachtig. Medewerkers konden niet fijn werken met dit systeem en ook het verzorgen van de rapportages vroeg te veel handelingen. Kortom, het systeem in Excel was niet gebruikersvriendelijk. Dit heeft het Advies en Beheer Centrum er toe gezet op zoek te gaan naar een externe leverancier van systemen voor tijdregistratie. De zoektocht heeft zich gebaseerd op een aantal eisen waaraan het systeem moest voldoen.
De volgende lijst was ontstaan:
- Gebruikersvriendelijk; het programma moet voor zich wijzen
- Het moet aansluiten bij onze wijze van registreren: per datum, per activiteit
- Het programma moet altijd toegankelijk zijn, ongeacht hoeveel medewerkers er tegelijk gebruik van willen maken
- Iedere medewerker moet uit de beschikbare codes zijn/haar eigen lijst met activiteiten kunnen samenstellen
- Het moet voor de medewerker in één oogopslag duidelijk zijn hoe zijn/haar urenbesteding van de lopende week eruit ziet
- Nieuwe codes en medewerkers moeten gemakkelijk toegevoegd kunnen worden (en daarmee aansluiten bij een snellere interne procedure voor de aanvraag van nieuwe codes)
- Rapportages moeten gemakkelijk te vervaardigen zijn
- De database dient een open structuur te hebben, zodat eventuele export van gegevens goed mogelijk is
Na vergelijking van de markt via internet en gesprekken met een aantal aanbieders is gebleken dat TimeTell het beste binnen de behoefte past van Het Advies en Beheer Centrum.
De medewerkers van het Advies en Beheer Centrum van Alysis zijn van start gegaan met TimeTell. De medewerkers voeren met een groter gemak de gegevens in en is er veel minder ergernis met betrekking tot het registreren van tijd. Het motto “leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker” is van toepassing. Medewerkers en leidinggevenden zien de voordelen van TimeTell, die bestaan uit gebruikersvriendelijkheid, toegankelijkheid, mogelijkheden tot het samenstellen van je persoonlijke sjabloon, goede rapportagemogelijkheden en koppelingen met de eigen verlofadministratie. De interne applicatiebeheerder(s) van TimeTell noemen daarnaast als voordeel ook de goede ondersteuning vanuit TimeTell BV
|
