Ook de Sociale Verzekerings Bank (SVB) schrijft tijd met TimeTell
De SVB en TimeTell BV hebben op 22 september 2003 tijdens een feestelijke bijeenkomst de contracten ondertekend voor de aanschaf van TimeTell.
Twee jaar daarvoor is het project 'Modern Times' gestart. Doel daarvan was inzicht krijgen in de beschikbaarheid en tijdsbesteding van medewerkers. Er is begonnen met een uitgebreid onderzoek. De eisen en wensen ten aanzien van het nieuwe systeem zijn vastgesteld (uren-, activiteit-, project-, ziekte-, overwerk- en verlofregistratie, beschikbaarheid en capaciteitsplanning en natuurlijk uitgebreide rapportagemogelijkheden). De projectmedewerkers hebben gekeken welke pakketten er op de markt zijn. Er is nagedacht over een praktijk-proef. Tijdens dit onderzoek is ook stilgestaan bij de 'zachte' aspecten van de invoering van tijdregistratie. Er zou een mentaliteitsverandering moeten plaatsvinden om tijdregistratie goed te kunnen invoeren.
Vervolgens heeft een uitgebreid selectietraject plaatsgevonden en het bleek dat TimeTell het beste aansloot bij de eisen en wensen van de SVB. Er is begonnen met een uitgebreide pilot op het SVB kantoor in Roermond en bij de afdeling systeemontwikkeling op het hoofdkantoor in Amstelveen. Deze praktijktest heeft een jaar geduurd. In deze periode is TimeTell optimaal ingericht en afgestemd op de werkwijze van de SVB.
Op basis van de pilot is deze zomer besloten TimeTell in de hele organisatie door te voeren. Dit betekent dat alle 4.000 medewerkers gaan 'tijdschrijven'. Dit najaar beginnen alle kantoren en afdelingen op het hoofdkantoor. Het 'rondreizende' implementatieteam van de SVB begeleidt de cursussen en de inrichting van TimeTell op alle locaties van de SVB.
Belangrijke kritische succesfactoren zijn de stapsgewijze implementatie en de steun van de Raad van Bestuur geweest. De implementatie is goed voorbereid en zeer zorgvuldig uitgevoerd. Het implementatieteam heeft niet teveel hooi op de vork genomen, zodat de nieuwe gebruikers optimaal ondersteund konden worden. De heer Matt Kemp, lid van de Raad van Bestuur, is vanaf het begin betrokken geweest bij de invoering van 'tijdschrijven' binnen de SVB. Hij heeft het project ondersteund en er dus mede voor gezorgd, dat per 1 januari 2004 TimeTell door alle medewerkers van de organisatie gebruikt wordt.
|
