Regionale Dienst Openbare Gezondheid Hollands Midden registreert tijd met TimeTell via het web

De gezondheidszorg is sterk in beweging. Dit geldt ook voor de wereld van de GGD's. GGD's moeten steeds vaker hun bestaansrecht legitimeren door aan te tonen wat hun maatschappelijk nut is. De kwaliteit moet omhoog, de kosten omlaag. Dit legt druk op de dienstverlening van de GGD. Daarnaast wordt vaak gekeken naar combinaties met andere GGD's, zodat er een grotere dekking van de vaste kosten ontstaat. Met andere woorden: we zien hier een trend van schaalvergroting.

De organisatie

De Regionale Dienst Openbare Gezondheid Hollands Midden heeft inmiddels enkele fusies achter de rug. Er werken nu ca. 200 medewerkers. De RDOG heeft vestigingen in Leiden, Katwijk en Alphen aan den Rijn. Daarnaast zijn er 14 locaties voor de jeugdgezondheidszorg.

TimeTell is van levensbelang

Het Algemeen Bestuur (AB) van de RDOG wordt gevormd door de portefeuillehouders Welzijn van alle 22 gemeenten uit het werkgebied. Dit AB stelt ieder jaar de begroting en de jaarrekening vast. "We moeten ieder jaar wel kunnen aantonen dat we de ter beschikking gestelde middelen goed gebruiken. Daarom werken wij met TimeTell", vertelt informatiekundige Janneke de Bruin enthousiast. "Met TimeTell kunnen we perfect de tijd en dus ook de kosten aangeven die aan de taken worden besteed. We kunnen uitsplitsen naar project, afdeling, taak en ook naar medewerker. Op ieder willekeurig moment kunnen de kosten met het budget worden vergeleken". Via TimeTell worden de gegevens geëxporteerd naar AFAS, het financiële systeem.

Registratie via het internet

Vanuit de hoofdvestiging in Leiden vindt sturing en ondersteuning plaats. De medewerkers registreren tijd en activiteiten op hun werkplek en zelfs in een aantal gevallen vanuit thuis. Op de hoofdvestiging draait TimeTell op het lokale netwerk. De op de locaties en thuis geschreven tijd wordt via internet in het centrale systeem ingebracht. Zo kan men dus op iedere willekeurige plaats in het verzorgingsgebied in TimeTell tijd registreren.

What's in it for me?

Heel belangrijk bij het gebruik van het systeem is dat er niet alleen voordelen voor de organisatie zijn, maar ook voor de medewerkers. Sowieso is TimeTell eenvoudig in het gebruik en heeft het korte responstijden, wat heel belangrijk is geweest bij de acceptatie van het systeem. Wat ook belangrijk is, is dat de medewerker met behulp van TimeTell kan zien hoeveel uur hij/zij aan elk project heeft gewerkt. Hoeveel overuren hij/zij heeft staan en hoeveel vakantiedagen hij/zij nog heeft. De hele verlofregistratie is in het systeem opgenomen. Bovendien is TimeTell gekoppeld aan het personeelsinformatiesysteem PION van ADP en hoeven de gegevens dus maar een keer te worden ingevoerd.

Tot slot

Door de inzet van TimeTell heeft de RDOG meer inzicht in de tijdsbesteding van haar medewerkers gekregen. TimeTell is een goed hulpmiddel gebleken om de bedrijfsvoering van de organisatie inzichtelijk te maken.