GGD Zuid-Holland West

“TimeTell is een bewezen hulpmiddel”
Het bewaken, beschermen en bevorderen van de volksgezondheid is een verantwoordelijkheid van de gemeenten.

 De gemeenten hebben dit werk opgedragen aan de GGD. De opdrachtgevers van de GGD Zuid-Holland West zijn de gemeenten: Delft, Leidschendam-Voorburg, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland en Zoetermeer. Er werken nu circa 150 medewerkers. Sinds januari 2011 heeft de GGD Zuid-Holland West de jeugdgezondheidszorg overgedragen naar de stichting Jeugdgezondheidszorg Zuid-Holland West, welke nu zo’n 300 medewerkers heeft.

Urenverantwoording

Om inzicht in de tijdsbesteding van haar medewerkers te krijgen heeft de GGD Zuid-Holland West TimeTell ingezet. Medewerkers kunnen binnen de Citrix omgeving vanaf hun werkplek of vanuit huis hun uren verantwoorden op activiteiten en verlof aanvragen. Binnen TimeTell hebben zij inzicht in de saldi van hun vakantiekaart, worden de plus-min uren berekend en kunnen de onregelmatige diensten worden uitbetaald. Op het moment dat een medewerker inlogt op het netwerk is dit zichtbaar via het receptiescherm van TimeTell waardoor de medewerkers van elkaar kunnen zien of zij aan het werk zijn. Op dit scherm staat per medewerker het telefoonnummer, de functie/afdeling en naast een pasfoto wordt er bij afwezigheid aangegeven of de medewerker ziek of met verlof is. Managers kunnen eenvoudig de weekstaten en de verlofaanvragen van hun medewerkers inzien en accorderen.

Voor de stichting Jeugdgezondheidszorg (JGZ) is een eigen TimeTell omgeving ingericht. De medewerkers verantwoorden op klant- en activiteitniveau, waarbij de klanten de gemeenten zijn.

Voordelen

Heel belangrijk bij het gebruik van het systeem is dat er niet alleen voordelen voor de organisatie zijn, maar ook voor de medewerkers. TimeTell is eenvoudig in het gebruik en de medewerker kan zien hoeveel uur hij aan welke activiteit heeft gewerkt, hoeveel overuren hij heeft staan en hoeveel vakantiedagen hij nog heeft.

Bovendien is TimeTell gekoppeld aan het personeelsinformatiesysteem Beaufort van Raet en hoeven de personeelsgegevens en mutaties maar één keer worden ingevoerd. TimeTell importeert de personeelsgegevens van stichting JGZ uit het personeelsinformatiesysteem DBS. Door deze koppelingen staan ook de juiste verlofsaldi in TimeTell. Wat tijdbesparing betekent en het beheer van de applicatie ten goede komt.

Rapportages

Naast de standaardrapportages kunnen er via de Flexibele Rapportage module op maat gemaakte rapportages opgevraagd worden die betrekking hebben op het verlofsaldo, de plusmin-uren en de financiële gegevens.

‘TimeTell is een bewezen hulpmiddel om de bedrijfsvoering van de organisatie inzichtelijk te maken’ ( mevr. C. Veenman GGD ZHW).