Gemeente Heerde: ‘Tijdschrijven, waarom eigenlijk?’

“Tijdschrijven, waarom eigenlijk?” Door Dhr. Raymond Meurer (projectleider gemeente Heerde). Piepend komen we binnen en piepend gaan we de deur weer uit. Inklokken, uitklokken en bijhouden of alles goed is geregistreerd is onze twee natuur geworden.

Maar vooral bij mensen die TimeTell nog niet helemaal in hun systeem hebben zitten, rijst nogal eens de vraag waaròm het belangrijk is dat we die tijdregistratie zo nauwkeurig mogelijk bijhouden. Een terechte vraag.

Sinds twee jaar schrijven alle medewerkers van de gemeente Heerde tijd. Eerder gebeurde dit alleen door de collega’s van de afdeling Ruimte. Vroeger ging het tijdschrijven via papieren urenbriefjes; die werden vervolgens door het team financiën overgenomen in het financiële systeem.
Tegenwoordig maken we gretig gebruik van TimeTell. Iedereen houdt hierin zijn of haar werkuren bij. De weekstaten in TimeTell worden geaccordeerd door de teamcoördinator en vervolgens ingelezen in het financieel systeem. Een stuk efficiënter dus. Maar waarom moet dit eigenlijk?

Verwachte kosten

De werkzaamheden die wij uitvoeren binnen de gemeente Heerde, zijn toe te schrijven aan producten en kostenplaatsen. Voor zo’n product of kostenplaats (bijv. Bouwzaken, WMO of Bestuurlijke Samenwerking) wordt jaarlijks bij de begroting aangegeven wat de te verwachten kosten zijn. Bij de jaarrekening wordt vervolgens verantwoord of de verwachte kosten ook daadwerkelijk zijn gemaakt of dat er meer of minder is uitgegeven.
Eén van de kostensoorten die op zo’n product geboekt worden, zijn personeelslasten (bijv. doorbelasting Ruimte). Alle afdelingen hebben een eigen uurloon dat is opgebouwd uit diverse personeelsgerelateerde kosten. Om al deze kosten zo eerlijk mogelijk te verdelen over de producten en kostenplaatsen, is het van belang dat iedereen tijdschrijft. Helemaal voor de producten die (kostendekkend) worden doorberekend aan de burgers/klanten. Want hoe hoger de kosten op een product, hoe hoger de prijs voor de burger.
Het is niet alleen in financiële zin belangrijk is dat er tijd wordt geschreven. Bij iedereen is wel bekend dat het systeem ook wordt gebruikt om verlof- en vakantie-uren bij te houden.

Doelen halen

Tot slot kan het systeem ook worden gebruikt om aan te geven hoeveel tijd er aan een project/product is besteed. Hierdoor kan inzichtelijk worden gemaakt waarom bepaalde doelen al dan niet zijn gehaald. Als er op een product meer tijd is geschreven dan was verwacht (begroot), blijft er voor andere producten minder tijd over (en worden doelen misschien niet gehaald). Medewerkers, tc’ers en mt-leden kunnen de TimeTell-informatie dus gebruiken om (mede) te verantwoorden waarom doelen al dan niet zijn gehaald en voor welke producten misschien extra inzet noodzakelijk is. Ook tijdelijk klokken TimeTell wordt ook gebruikt om de gewerkte uren vast te leggen van tijdelijke collega’s. Deze kloktijden worden vervolgens gebruikt om de facturen te controleren. Het is daarom belangrijk dat alle gedetacheerden ook klokken. TimeTell heeft voor onze organisatie diverse functies en toepassingsmogelijkheden. Het systeem helpt bij het efficiënter maken van het financiële verwerkingsproces, het houdt de aanwezigheid- en verlofregistratie bij voor de medewerkers en levert ook veel managementinformatie. Momenteel werkt de hele organisatie met TimeTell. Dat is iets waar we best trots op mogen zijn.