Oldambt: ‘Er zijn zo veel mogelijkheden!’

Oldambt: "Er zijn zo veel mogelijkheden!" (Door Fenny Heckman en Sophie de Graaf, Personeels- en Salarisadministratie).

Oldambt telt bijna 40.000 inwoners en ligt in Oost-Groningen. Deze gemeente is op 1 januari 2010 ontstaan na een fusie van de gemeenten Winschoten, Scheemda en Reiderland, de Intergemeentelijke Sociale Dienst, de gemeenschappelijke regeling Blauwe Stad en de Intergemeentelijke Brandweer Oldambt. De gemeente Scheemda werkte voor wat betreft tijdregistratie sinds 2004 met TimeTell. De gemeente Winschoten werkte met een ander urenregistratiepakket. Er is besloten om in de nieuwe gemeente Oldambt met één tijdregistratiepakket te gaan werken. Hierbij is de keuze gevallen op TimeTell. Wij hebben gekozen voor de modules HRM, Budgettering, Receptie,
Flexibele rapportages, Verlof en Softklok.
Hieronder gaan we kort in op onze ervaringen.

Plus- en mintijd

Het applicatiebeheer van TimeTell is ondergebracht bij het taakveld Personeels- en Salarisadministratie, dat onder de afdeling Ondersteuning valt. Wij werken met veel plezier met TimeTell en ontdekken steeds meer mogelijkheden van dit systeem. Wij instrueren medewerkers, lossen problemen op, beantwoorden vragen van medewerkers en leidinggevenden. De medewerkers boeken het aantal gewerkte uren per dag op een activiteit waarvoor zij hebben gewerkt. Na het afsluiten van de weekstaat wordt de extra of te weinig gewerkte tijd van die week in de plus/- en mintijd geplaatst. Medewerkers mogen plusuren op een ander moment opnemen. Dit wordt dus niet door middel van het softklokken geregistreerd. Softklokken wordt bij ons alleen voor de aan- en afwezigheid gebruikt.

Verlof

Het verlofsaldo van de medewerkers wordt automatisch bijgehouden in de verlofmodule van TimeTell. De medewerkers en leidinggevenden kunnen hierin duidelijk zien wanneer zij verlof opnemen en wat het restsaldo is. De gemeente heeft ervoor gekozen vooraf een budget verlofuren vast te stellen en als saldo in TimeTell te zetten. ADV-uren zijn in die zin afgeschaft zodat iemand aan het begin van het jaar geen saldo ADV-uren krijgt, maar dat kan opbouwen door middel van plus- en minuren.

Financiën

Wij werken verder in onze gemeente met het financiële systeem Key2Financiën van Centric en het personeelsinformatiesysteem Beaufort van Raet. Momenteel zijn we bezig om koppelingen tot stand te brengen tussen TimeTell en Key2Financiën voor de automatisch overboekingen van de geboekte uren op een activiteit. In het pakket Key2Financiën wordt dan een tarief gehangen aan deze uren waardoor we een goed inzicht hebben in de kosten. Deze gegevens worden weer gebruikt bij het opstellen van de begroting.

HRM

Daarnaast komt er een koppeling tussen Beaufort en TimeTell om de HRM-module binnen TimeTell automatisch te laten vullen. Wij staan ook voor eenmalige opslag, meervoudig gebruik van dezelfde gegevens om fouten te voorkomen en efficiënter te werken. De leidinggevenden en personeelsadviseurs binnen onze gemeente kunnen zo op een eenvoudige manier onder andere de HRM-gegevens en contractgegevens van medewerkers inzien.

Receptiemodule

De medewerkers van het KCC (Klant Contact Centrum) maken veelvuldig gebruik van de Receptiemodule. Hierin staat per medewerker het interne telefoonnummer, de functie, de afdeling, de locatie, het kamernummer en naast de pasfoto zijn/haar belangrijkste werkzaamheden vermeld. Deze informatie is ook handig voor de overige medewerkers. Daarom hebben wij ervoor gekozen alle medewerkers toegang te geven tot deze module.

Budgetmodule

Met de Budgetmodule ramen de medewerkers per jaar het aantal uren dat zij aan een bepaalde activiteit denken te gaan besteden. De leidinggevenden kunnen deze informatie gebruiken als sturingsmiddel, maar deze is ook erg handig bij het maken van een afdelingsplan. Het taakveld Financiën gebruikt deze informatie voor de begroting.

Flexibele Rapportage

De module Flexibele Rapportage wordt gebruikt voor het maken van allerlei soorten rapportages op verschillende niveaus. Het voordeel is dat je naast standaardrapportages ook allerlei andere overzichten naar eigen inzicht eruit kunt halen.

Voorbeelden van gebruikte rapportages in gemeente Oldambt zijn:

• een overzicht van een verlofsaldo;
• een overzicht van de  plus-/mintijd per medewerker, taakveld of afdeling voor de leidinggevenden;
• een overzicht van het totaal aantal geboekte uren op een activiteit in een willekeurige periode;
• een overzicht van niet-ingevulde budgetplanning of afgevinkte weekstaten per medewerker om deze daar op aan te kunnen spreken;
• specifieke overzichten die het taakveld Financiën draait voor hun werkzaamheden.
• Samenvattend kunnen we stellen dat we met veel plezier werken met dit tijdregistratiesysteem. Als u meer wilt weten, kunt u ons vinden in het stadhuis van onze mooie gemeente!