Breda: steeds meer grip op de tijd

Breda: "steeds meer grip op de tijd"

Breda is met 170.000 inwoners de negende stad van Nederland. In 2007 vond een uitgebreide selectie plaats voor een tijdregistratie softwarepakket.

De wensen binnen de verschillende gemeentelijke afdelingen liepen sterk uiteen. Behalve een applicatie voor urenverantwoording wilde Breda ook een applicatie voor project- en budgetplanning. Dus eigenlijk moest het nieuwe systeem niet alleen voldoen aan de basale eisen voor efficiënt tijdschrijven, maar ook mogelijkheden bieden voor complexere toepassingen op termijn.

In 2008 begon de gemeente samen met TimeTell aan de implementatie van het tijdschrijfsysteem. Voor het verwerken van de financiële gegevens gebruikt de gemeente Breda BAAN en voor de medewerkergegevens PION (interne medewerkers) samen met TopDesk (externe medewerkers). Uitgangspunt was dat TimeTell deze bronnen van gegevens zal gaan gebruiken, zodat gegevens niet dubbel vastgelegd worden.

Door een koppeling worden alle gegevens en mutaties automatisch verwerkt in TimeTell. Dit leidt tot een besparing aan de beheerskant van TimeTell. Het resultaat is dat de verantwoording van uren op projecten en activiteiten wordt teruggeleverd aan BAAN in de vorm van een journaalexport.

De budgetplanning wordt momenteel vooral ingezet voor het beheersen van langlopende projecten. Voor de uitrol binnen de interne organisatie van de Gemeente Breda is de ‘step-by-step’- implementatiestrategie gehanteerd, dus afdeling voor afdeling en alleen als er behoefte en draagvlak bij het management aanwezig waren. Op dit moment werken in Breda zo’n 700 ambtenaren met TimeTell. De verwachting is dat dit aantal de komende jaren verder zal groeien.