Gemeente Noordwijk

Gemeente Noordwijk heeft als badplaats in de bollenstreek een unieke combinatie van kwaliteiten: natuur in de wijde omgeving en een prachtige historie in Noordwijk-Binnen. In het voorjaar bloeien de bollenvelden en mag Noordwijk zich terecht de bloemenbadplaats noemen. Vanuit het gemeentehuis gelegen in Noordwijk-Binnen wordt de gemeente bestuurd. Er werken zo’n 240 medewerkers.

In 2009 heeft deze bloemenbadplaats een aanbesteding gedaan voor een nieuw tijdregistratiesysteem. Het toenmalige tijdregistratiesysteem was verouderd en vanuit de leverancier werd aangegeven dat er overgegaan kon worden op een nieuwe versie. Deze nieuwe versie moest wel opnieuw worden aangeschaft. Daarom heeft de gemeente Noordwijk, na het opstellen van een uitgebreid pakket van wensen en eisen, een nieuwe aanbesteding gedaan. En na een uitvoerige selectie is in het voorjaar voor het tijdregistratiesysteem TimeTell gekozen. Samen met een TimeTell consultant is een implementatieplan opgesteld en is de implementatie van start gegaan om op 1 januari 2010 operationeel te zijn.

Koppelingen

Door een import van het personeelsinformatiesysteem MBR (Medewerker Basis Registratie) zijn de medewerker gegevens bekend in TimeTell. Alle gegevens en mutaties betreft de medewerkers worden automatisch verwerkt in TimeTell. Daarnaast zijn de in- en uitkloktijden bekend via een koppeling met het kloksysteem van Atimo. Zo kan een medewerker gemakkelijk zijn uren verantwoorden op de verschillende producten en kostenplaatsen.

Vanuit Timetell wordt maandelijks een export gedraaid van de uren & tarieven die na controle wordt geïmporteerd in het financiële systeem CiVision Middelen van PinkRoccade voor verdere verwerking.

Budget Planning

Met behulp van de Budgetmodule wordt er jaarlijks een begroting gemaakt voor alle producten en geeft TimeTell inzicht in de realisatie hiervan. Indien nodig kan er op aangestuurd worden.

Helpdesk

Mevrouw Marion Klinkenberg (Afdeling Dienstverlening, Team Financiën) is vanuit de gemeente verantwoordelijk voor het applicatiebeheer van TimeTell. Zij vertelt: “Bij vragen is de TimeTell Helpdesk altijd goed bereikbaar en ligt de oplossing vaak binnen handbereik. Indien nodig kijken zij op afstand mee en bieden zij vrijwel direct een passend antwoord.

E-mail module

Daarnaast ben ik erg tevreden met de onlangs geïmplementeerde E-mail notificatie module”. Met deze module worden er automatische e-mails verzonden op basis van bepaalde criteria. Zo kan bijvoorbeeld automatisch een e-mail worden verzonden aan iedereen die zijn weekstaat niet op tijd heeft ingevoerd of geaccordeerd. Ook kunnen rapporten op een instelbaar tijdstip worden verzonden per e-mail.

Marion Klinkenberg Gemeente Noordwijk &
TimeTell consultant Richard van der Zeeuw