Basisfunctionaliteiten

• Autorisaties: welke rechten en plichten hebben de gebruikers
• Standaard rapportages
• Scheduler: uitvoeren bepaalde taken
• Audit Trail: mutaties kunnen in logfile worden vastgelegd
• Firebird database
• Beschikbaar in Nederlands en Engels
• Mogelijkheid eigen terminologie in te brengen

Tijdregistratie

• Weekstaat voor urenverantwoording
• Uren boeken op activiteiten, projecten, klanten en/of kostenplaats/afdeling
• Mogelijkheid om m.b.v. rekenregels overwerkregelingen in te brengen
• Accordering (lijn-, staf-, en projectmanager)
• Werkroosters van medewerkers

Planning

• Projectplanning met fasen, onderlinge afhankelijkheden en GANTT weergave
• Capaciteitsplanning:
  • Resource aanvragen
  • Resource allocatie (inplannen van medewerkers op resource aanvragen)
  • Inzicht in beschikbare capaciteit

HRM (Human Resource Management)

• Persoonlijke gegevens
• Pasfoto’s
• Arbeidscontractgegevens
• Organisatiestructuur
• Beoordelingsgesprekken
• Signalering rapportages
• Verlofrechtberekening op basis van leeftijd, schaal, dienstjaren, etc.

Flexibele Rapportage

• Dynamische rapporten (draaitabellen, grafieken, filteren, groeperen etc.)
• Drill down naar onderliggende informatie
• Export naar MS Excel, PDF en andere formaten
• Zelf rapporten maken (lay-out en query)

Barcode

• Registratie van uren op activiteiten en projecten gebeurt met behulp van een barcodelezer die aan de PC is gekoppeld

Toegang

• Op basis van DataFox of Kaba technologie kan toegang tot een bepaalde parkeerplaats/gebouw/ruimte worden verleend door ontgrendeling van deuren
• TimeTell houdt zogenaamde logfiles bij, zodat dat men te allen tijde kan achterhalen wie op welk moment in welke ruimte is geweest

Klok

• Tijd boeken op een klokterminal met behulp van een sleutelhanger (druppel), badge (creditcard formaat) en/of vingerafdruk
• Mogelijkheid voor in- en uitklokken wanneer je inlogt op de eigen PC (softclock)

Receptie

• Werkt in combinatie met aanwezigheidsregistratie via klok of PC (softclock)
• In TimeTell kan men op ieder willekeurig moment zie wie er aanwezig is
• Als iemand afwezig is dan kan men ook zien of iemand ziek of op vakantie is en wie de vervanger is
• In combinatie met de HRM module kan tevens telefoonnummer, kamernummer, afdeling en foto worden getoond

Agenda

• Agenda met MS Outlook ‘look en feel’ en functionaliteit
• Mogelijkheid om afspraken te synchroniseren met de persoonlijke MS Outlook agenda
• Afspraken zijn gekoppeld aan activiteiten, projecten en/of klanten
• Medewerkers inplannen in agenda op roosterdiensten (vroeg, midden, laat etc.)
• Inzicht in beschikbaarheid van medewerkers per dag en tijd
• Inzicht in geplande werkzaamheden voor een
• klant/project per medewerkers per dag

Verlof & Ziekte

• Digitale verlofkaart
• Vakantieplanning
• Verlofaanvraag/accordering proces kan binnen TimeTell worden afgehandeld
• Verlofsaldi zijn met één knop in weekstaatscherm online oproepbaar
• Ziekte- en betermeldingen
• Standaard rapportages: o.a. verlofsaldi en openstaande ziektemeldingen

Budget

• Budgetteren voor organisatiedelen, medewerkers op activiteiten, projecten en klanten
• Budgetteren kan zowel in tijd als geld (tijd * tarief)
• Vergelijken met budgetten uit voorgaande jaren
• Standaard rapportages (budget versus realisatie)

 Web

• Standaard weekstaat is via de internet browser beschikbaar (Microsoft, Firefox en Chrome)
• Verlofaanvraag en inzicht in verlofsaldi
• Zelfde lay-out als Windows versie
• Werkt probleemloos in combinatie met en naast Windows client

App

• Uren verantwoorden op activiteiten, projecten en klanten met uren en tijden
• Aangeven of uren factureerbaar zijn
• Aanmelden/Afmelden
• Verlof aanvragen
• Inzicht in de persoonlijke agenda
• Inzicht in de agenda van collega’s
• Omzetten van een afspraak uit de agenda naar een urenboeking
• Inzicht in klantcontactgegevens vanuit agenda

E-mail

• Notificatie en signalering: automatisch e-mails verzenden op basis van bepaalde criteria. Zo kan bijvoorbeeld automatisch een e-mail worden verzonden aan iedereen die de weekstaat niet op tijd heeft ingevoerd. Naast de standaard geleverde e-mail notificaties kan een TimeTell consultant klantspecifieke e-mail notificaties toevoegen
• Rapporten mailen: rapporten worden op een instelbaar tijdstip gedraaid en vervolgens in PDF formaat verzonden per e-mail. Zo kan bijvoorbeeld aan het begin van iedere maand een management rapportage worden verzonden

Database

• TimeTell kan met behulp van deze module werken met de databases MS SQL Server en Oracle
• Indien men werkt met de standaard Firebird database (alleen voor kleinere organisaties), dan heeft men deze module niet nodig

Koppel

• Mogelijkheid om data te exporten of te importeren vanuit externe systemen. Dit kan ook gescheduled worden
• Uitwisseling van bestanden gebeurt op basis van CSV-, XML- of SQL-bestanden of direct met een externe database
• Voor uitwisseling dient een definitie gemaakt te worden door een TimeTell consultant