Declaratie

Is uw organisatie op zoek naar een oplossing waarmee u snel en eenvoudig kunt declareren? Dan is TimeTell Declaratie zeker interessant voor u. TimeTell Declaratie stelt u onder andere in staat gemaakte kosten snel in te voeren, bijvoorbeeld door een foto van een bon of factuur als bijlage bij de declaratie te voegen.

Vijf redenen waarom TimeTell declaratie software interessant is:

N

Declaraties kunnen worden ingevoerd via PC of TimeTell App.

N

Onkosten, kilometers en toelages kunnen opgevoerd worden, indien gewenst gebundeld in één declaratie.

N

Het is mogelijk om declaraties op meerdere niveaus goed te keuren.

N

Er is een breed scala aan koppelingen met financieel- en/of HRM-systemen mogelijk.

N

Een foto van een bon kan eenvoudig en snel bij een declaratie gevoegd worden in de TimeTell App.

Direct weten wat de voordelen en mogelijkheden zijn voor uw organisatie?
Bel of mail ons, wij bespreken dit graag met u.

Declaratie soorten

Onkosten

Dit is de meest voorkomende declaratie. Het betreft voornamelijk onkosten waarvan bonnen of facturen aanwezig zijn. Deze kunnen als foto of PDF worden opgevoerd en verwerkt. De foto of pdf kan men toevoegen aan een declaratie en ter goedkeuring aanbieden aan de manager. Vervolgens kan de administratie de declaratie uitbetalen aan de medewerker.

Toelages

Een toelage is een vergoeding bovenop het bestaande salaris van de werkgever voor een geleverde prestatie. Bijvoorbeeld draaien van een consignatiedienst. Deze declaratiesoort kan eenvoudig worden ingegeven in de software.

Kilometers

Deze declaraties betreffen kilometervergoedingen. Door een koppeling met Google Maps kunnen via een routeregistratiefunctie de afstand en de kosten automatisch worden berekend. U start de route via de app en TimeTell doet de rest.

‘Slimme’ Declaratie software

In de Declaratie-oplossing van TimeTell zijn een aantal ‘slimme’ functionaliteiten ingebouwd om het declaratie-proces zo soepel en veilig mogelijk te laten verlopen.

$

1 - Verschillende valuta

TimeTell kan omgaan met vreemde valuta (andere munteenheden dan de €). Bij het opvoeren van de kosten kan men de valuta aangeven. Achter de valuta-keuze zit een tabel met wisselkoersen, zodat het opgegeven bedrag automatisch wordt omgerekend naar euro’s (de basisvaluta binnen TimeTell). De wisselkoersen kunnen iedere nacht worden ververst.

$

2 - Goed- en afkeuren

Declaraties kunnen vanuit diverse disciplines worden goedgekeurd. TimeTell onderscheidt meerdere niveaus: afdeling, project, administratie en financieel. Bij het goedkeuren houdt TimeTell ook rekening met eventuele limieten waarvoor men geautoriseerd is. Het proces van goed- en afkeuren is mogelijk vanuit de Web en Windows omgeving

$

3 - Veiligheid en fraudepreventie

Bij het goedkeuren van declaraties controleert TimeTell bepaalde kenmerken van de ingediende declaraties. Wanneer blijkt dat bepaalde sleutelgegevens zijn gewijzigd na het indienen, zal TimeTell dit signaleren en het goedkeuringsproces afbreken, omdat de declaratie dan verdacht is.

$

4 - Uitbetaling

Als alle goedkeuringsstadia zijn doorlopen, krijgt de declaratie de status “wacht op uitbetaling”. Declaraties met deze status kunnen via een exportdefinitie gekoppeld worden aan een extern betalingssysteem, zodat een automatische betaling kan plaatsvinden. Het is ook mogelijk om een exportdefinitie te maken, die een SEPA betalingsbestand genereerd, zodat de betaalopdrachten rechtstreeks bij de bank kunnen worden ingelezen. Daarnaast is het uiteraard ook mogelijk om de declaraties handmatig uit te betalen en vervolgens zelf de mutaties in TimeTell door te voeren.

TimeTell software, een totaaloplossing

Beschikbaarheid Declaratie module op verschillende platformen

De Declaratie module is beschikbaar in de TimeTell App, de webomgeving en de windows versie van TimeTell. De web en windows omgeving beschikken over managementfunctionaliteiten, zoals goed- en afkeuren en het maken van rapportages. De app biedt een aantal extra gebruikersmogelijkheden: foto’s maken van bonnen en het automatisch bijhouden van gereden kilometers. In de web en windows omgeving kan een al gemaakte foto of PDF aan een declaratie worden toegevoegd.

Stand-alone of gecombineerd

De Declaratie module kan ‘stand-alone’ gebruikt worden. Het is ook mogelijk om de module te integreren in een TimeTell omgeving, zodat u de module kunt combineren met de Tijdregistratie module en/of de Planning module van TimeTell. Deze drie hoofdmodules kunnen worden aangevuld met submodules om zo tot de gewenste functionaliteit te komen. Module-overzicht >>

INTERESSE?

 Bent u op zoek naar een declaratie oplossing voor 50 gebruikers of meer, en heeft u interesse in de TimeTell Declaratie module of wilt u eerst meer informatie? Wij helpen u graag verder. U kunt telefonisch contact met ons opnemen (070 311 48 11) of door het informatie aanvraagformulier in te vullen.