Tijdregistratie voor grote organisaties.

In grote organisaties met meer dan een paar honderd gebruikers en meerdere vestigingen is aanwezigheid- en tijdregistratie met klokken onmisbaar. Sterker nog: het is een vereiste. Voor inzicht in planning, prestaties en aan- en afwezigheid voor bijvoorbeeld overuren en calamiteiten. Maar ook voor naleving van wet- en regelgeving en grip op personeelsbezetting.

Welke functionaliteiten zijn belangrijk voor grote organisaties of multinationals als het gaat om aanwezigheid- en tijdregistratie? Hoe richt je het schaalbaar in? En hoe koppel je met andere softwaresystemen? En niet te vergeten: hoe blijf je binnen de kaders van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)?

Tijdregistratie functionaliteiten voor organisaties met honderden gebruikers

Voor grote organisaties is tijdregistratiesoftware niet zomaar een investering. Het moet een schaalbaar platform zijn dat meegroeit met de organisatie en complexiteit aankan. De tijdregistratiesoftware van Timetell is de basis van jouw oplossing. Tijd wordt inzichtelijk. Tijd wordt stuurbaar. Dat geeft overzicht en rust. Voor jou én je medewerkers.

In deze blog lees je welke aanwezigheidsregistratie met klokken past bij grote organisaties. En waar je op let om vandaag overzicht te houden en morgen wendbaar te blijven. 

1. Flexibele kloksystemen

Een goed systeem ondersteunt verschillende methoden om in en uit te klokken. Zoals fysieke terminals met sleutelhangers, pasjes of barcodes. Maar ook via softclock of een mobiele app. Dat is vooral handig in organisaties waar medewerkers op verschillende locaties werken of veel onderweg zijn.

2. Realtime inzicht over alle locaties

Bij meerdere vestigingen is het cruciaal dat gegevens realtime beschikbaar zijn. Gegevens worden direct centraal verwerkt. Zo beschikken HR en management altijd over actuele informatie, vanuit welke vestiging een medewerker ook werkt.

3. Koppelen met bestaande software   

Grote organisaties werken nooit met één enkel systeem. Daarom is het belangrijk dat je tijdregistratie kan koppelen met HR-systemen, ERP-software, salarissoftware en meer. Wij importeren en exporteren data met systemen waaronder AFAS, Loket.nl, Nmbrs en Exact. Dit betekent dat je geen dubbele invoer hebt. En processen automatiseert.

4. Automatische berekeningen

Met de automatische berekeningen van Timetell weet je zeker dat uren, toeslagen en verlof altijd kloppen. De software verwerkt alles automatisch volgens de cao- en HR-afspraken van je organisatie. En koppelt de gegevens direct aan het salarissysteem. Dat scheelt handmatig werk en verkleint de kans op fouten. Het geeft je zekerheid over de cijfers.

5. Rapportages

Met de rapportontwerper van Timetell maak je rapportages die volledig aansluiten op jouw wensen. Je kunt werken vanuit bestaande standaardrapporten. Of zelf nieuwe rapporten opzetten met eigen lay-out, query’s en filters. Kies uit dynamisch, statisch of Excel. Precies wat jij nodig hebt.

Ook autorisaties regel je eenvoudig. Je stelt per team, afdeling of individuele gebruiker in wie toegang heeft tot welke rapportages. Zo blijft vertrouwelijke informatie goed beschermd. En beschikt iedereen over de inzichten die relevant zijn voor zijn of haar werkzaamheden.

6. Schaalbare registratie en centrale beheermodule

Grote bedrijven willen een centrale beheermodule zoals Timetell om tijd– en aanwezigheidsregistratie op één plek te configureren en te beheren. Ongeacht hoeveel gebruikers of locaties er zijn. Met een centrale beheermodule kun je parameters, workflows en beleid instellen die automatisch door het hele systeem worden doorgevoerd. 

Met Timetell kun je tijdregistratie en aanwezigheid makkelijk aanpassen. Ook kan het meeschalen met organisaties van honderden tot meer dan honderdduizend gebruikers.  

7. Gegevensbeveiliging, ISO 27001 en privacy (AVG)

Databeveiliging is cruciaal als je met honderden of duizenden medewerkers werkt. Timetell is ISO 27001-gecertificeerd. Hetzelfde geldt voor onze hosting-partners. Dit betekent dat we een waterdicht systeem hebben. Ook voldoen we aan de wet AVG. Dit betekent dat je persoonsgegevens op een wettelijk verantwoorde en veilige manier worden verwerkt.

De datacenters van onze hostingpartner staan in Nederland, in Amsterdam en Almere. Zo wordt klantdata veilig én dichtbij verwerkt.

8. Rollen en rechten

Grote organisaties hebben complexe rollen en rechten-structuren nodig. Alleen gebruikers die daartoe gevoegd zijn, mogen bepaalde gegevens zien of aanpassen. Dit stel je in op verschillende niveaus. Zoals organisatie, team of individueel.

9. Trainingen volgen bij Timetell

Maakt je organisatie gebruik van onze tijd- en aanwezigheidsregistratie? Dan is onze training enorm waardevol. Tijdens de cursus krijg je alle kennis en vaardigheden die je nodig hebt. Zo kun je Timetell zelfstandig gebruiken en beheren. En hoeft IT niet continu in te grijpen.

Waarom kies je als grote organisatie voor Timetell?

Bij de keuze voor tijd- en aanwezigheidsregistratie is ervaring met grote organisaties en meerdere vestigingen essentieel. Het systeem moet schaalbaar zijn, complexe processen ondersteunen en eenvoudig te beheren blijven. Wij ondersteunen meer dan 600 organisaties hierin. Waaronder bedrijven met tientallen locaties, internationale activiteiten en duizenden medewerkers.

Het platform moet zo gebouwd zijn dat het makkelijk aan te passen is. Bij ons kiezen organisaties alleen de functies die nodig zijn. Zoals tijdregistratie, aanwezigheid, planning en verlof. Zo groeit de oplossing mee met de organisatie.

Wij hebben veel ervaring in verschillende sectoren zoals logistiek en zorg. Met als voorbeeld Accelleron met ongeveer 1.700 gebruikers en meer dan 100 locaties in 49 landen. En UMC Utrecht met ruim 600 medewerkers. Timetell werkt voor grote aantallen gebruikers en ondersteunt complexe workflows. Zonder in te leveren op overzicht of prestaties.

Foto: Internationale bijeenkomst Accelleron en Timetell op het hoofdkantoor in Rotterdam met HR-contactpersonen uit heel Europa

Tijdregistratie die meegroeit met jouw organisatie

Voor grote organisaties met honderden medewerkers of multinationals met duizenden gebruikers is een schaalbare, veilige en centrale tijdregistratiesysteem geen keuze. Het is een vereiste.

Wil je weten wat een tijdregistratiesysteem voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op met onze Sales Manager Tom Boks, via tom.boks@timetell.nl of 070-3114811. Hij kan je meer vertellen en helpt je graag verder.