Veelgestelde vragen

Bezoekersregistratie is het vastleggen van wie een organisatie bezoekt, wanneer een bezoeker aankomt en vertrekt en bij wie de afspraak is. Met digitale bezoekersregistratie verloopt dit proces centraal en heb je actueel inzicht in de bezoekers die aanwezig zijn.

Digitale bezoekersregistratie vervangt een papieren bezoekersregister door software. Bezoekers kunnen vooraf worden aangemeld, digitaal inchecken en bij vertrek worden afgemeld. Hierdoor heb je een actueel overzicht van aanwezige bezoekers en kun je onderdelen van de ontvangst automatiseren.

Een bezoeker wordt vooraf aangemeld of registreert zich bij aankomst. Bij het inchecken kunnen huisregels en veiligheidsinstructies worden getoond en geaccordeerd. De contactpersoon krijgt bericht dat de bezoeker is gearriveerd. Bij vertrek wordt de bezoeker afgemeld, zodat het aanwezigheidsoverzicht actueel blijft.

Ja. In Timetell kun je een bezoeker vooraf aanmelden. De bezoeker ontvangt een bevestiging van de afspraak en een persoonlijke QR-code voor het inchecken bij aankomst.

Ja. Een vooraf aangemelde bezoeker ontvangt een persoonlijke QR-code. Bij aankomst gebruikt de bezoeker deze om zich te registreren.

Een bezoeker meldt zich bij aankomst zelfstandig aan via de aanmeldzuil. De bezoeker kiest de gewenste taal en doorloopt de ingestelde stappen, zoals het accorderen van huisregels of veiligheidsinstructies. Vervolgens krijgt de contactpersoon bericht dat het bezoek is gearriveerd.

Timetell geeft een actueel overzicht van geregistreerde bezoekers die aanwezig zijn. De bedrijfshulpverlening (BHV) kan dit overzicht tijdens een calamiteit gebruiken en aanwezigen tijdens een evacuatie afvinken. In combinatie met aanwezigheidsregistratie kunnen bezoekers en medewerkers samen in het aanwezigheidsoverzicht worden opgenomen.

Bij bezoekersregistratie verwerk je persoonsgegevens en gelden de regels van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Een organisatie bepaalt onder andere welke gegevens voor het doel van de registratie nodig zijn, wie toegang heeft en hoe lang gegevens worden bewaard. Binnen Timetell kun je met profielen en autorisaties bepalen wie toegang heeft tot bezoekersgegevens.

Timetell kan gegevens uitwisselen met andere systemen, zoals agenda-, HR- en CRM-systemen. Welke gegevens worden uitgewisseld en hoe de koppeling wordt ingericht, hangt af van de systemen en processen binnen jouw organisatie.

De bezoekersregistratie software van Timetell kost € 90 per maand + € 10 voor iedere extra terminal. Daarnaast betaal je voor de aanschaf of huur van de hardware. De verdere inrichting is afhankelijk van je situatie en eventuele koppelingen met andere systemen.

Tijdregistratie is het vastleggen van gewerkte uren en werktijden van medewerkers. Daarbij kun je bijvoorbeeld registreren wanneer iemand begint en eindigt, hoeveel uur iemand werkt en hoeveel tijd wordt besteed aan activiteiten, projecten of klanten.

Met digitale tijdregistratie leg je deze gegevens centraal vast voor controle, goedkeuring, rapportage en verdere verwerking.

Urenregistratie is het vastleggen van het aantal gewerkte uren van medewerkers. Uren kunnen bijvoorbeeld per dag of week worden geregistreerd en worden geboekt op activiteiten, projecten of klanten.

Digitale urenregistratie maakt het mogelijk om uren centraal te registreren, controleren, accorderen en verwerken.

Tijdregistratiesoftware is software waarmee organisaties gewerkte uren en werktijden digitaal registreren, controleren, accorderen, verwerken en rapporteren.

In Timetell registreren medewerkers hun uren bijvoorbeeld via web, desktop, de app of een kloksysteem. Leidinggevenden kunnen registraties vervolgens controleren en goedkeuren.

Tijdregistratie en urenregistratie worden vaak als synoniemen gebruikt. Bij urenregistratie ligt de nadruk vooral op het aantal gewerkte uren.

Tijdregistratie kan breder worden ingericht en bijvoorbeeld ook begin- en eindtijden, pauzes en uren op activiteiten, projecten of klanten vastleggen.

Een weekstaat is een overzicht waarin een medewerker de gewerkte uren van een week registreert. Afhankelijk van de inrichting kunnen uren bijvoorbeeld worden geboekt op activiteiten, projecten of klanten.

De medewerker kan de weekstaat vervolgens indienen, waarna een leidinggevende de geregistreerde uren kan controleren en accorderen.

Medewerkers kunnen in Timetell op verschillende manieren hun uren registreren. Dat kan bijvoorbeeld per dag of week, achteraf of chronologisch en door begin- en eindtijden vast te leggen.

Registreren kan via web, desktop, de Timetell app of een kloksysteem. Welke methode wordt gebruikt, hangt af van de werkwijze binnen de organisatie.

Ja, met de Timetell app kunnen medewerkers op hun mobiel gewerkte uren en activiteiten registreren en hun weekstaat insturen. Zo kunnen zij ook op locatie hun uren bijhouden.

Leidinggevenden kunnen registraties vanuit de app controleren en goedkeuren.

Ja. Met Timetell kunnen medewerkers in- en uitklokken via een softclock, de app of een gekoppeld kloksysteem.

Welke registratiemethode wordt gebruikt, hangt af van de werkwijze binnen de organisatie.

Ja. Medewerkers kunnen gewerkte uren boeken op activiteiten, projecten en klanten.

Zo kun je geregistreerde tijd niet alleen per medewerker bekijken, maar ook gebruiken voor inzicht in bijvoorbeeld projecturen, activiteiten en klanten.

Medewerkers registreren hun uren en dienen hun registratie in. Leidinggevenden kunnen de geregistreerde uren vervolgens controleren en accorderen voordat deze verder worden verwerkt.

De goedgekeurde uren kunnen daarna worden gebruikt voor bijvoorbeeld berekeningen, rapportages of uitwisseling met andere systemen.

Ja. Leidinggevenden kunnen registraties via de Timetell app bekijken, controleren en goedkeuren.

Zo hoeft het accorderen van uren niet uitsluitend via de desktop- of web omgeving te gebeuren.

Ja. Timetell biedt mogelijkheden om geregistreerde uren extern te laten goedkeuren.

Dit kan bijvoorbeeld relevant zijn wanneer uren die voor een externe partij zijn geregistreerd eerst moeten worden gecontroleerd en geaccordeerd.

Pauzes kunnen onderdeel zijn van de registratie van werktijden, bijvoorbeeld bij het in- en uitklokken.

Met automatische berekeningen kan Timetell geregistreerde uren verwerken volgens ingestelde rekenregels. Denk aan overuren, meeruren, ploegentoeslagen, onregelmatige diensten, consignatie- en piketdiensten en tijd voor tijd.

Ja. Timetell kan met rekenregels worden ingericht op cao’s, contracten en interne afspraken.

Zo kunnen bijvoorbeeld afspraken over overuren, meeruren, toeslagen, onregelmatige diensten en tijd voor tijd worden meegenomen in de verwerking van geregistreerde uren.

Geregistreerde uren kunnen in Timetell worden gebruikt voor rapportages en dashboards. Je kunt bijvoorbeeld inzicht krijgen in uren per medewerker, activiteit, project of klant.

Welke rapportages worden gebruikt, hangt af van de informatiebehoefte binnen de organisatie.

Ja. Timetell kan gegevens uitwisselen met onder andere HR-, salaris-, financiële en ERP-systemen. Zo kunnen bestaande systemen onderdeel blijven van het proces en hoeven gegevens niet onnodig handmatig te worden overgenomen.

Welke gegevens worden uitgewisseld en op welke manier, hangt af van de gebruikte systemen en processen binnen jouw organisatie.

Lees meer over koppelingen met andere software.

Welke gegevens Timetell uitwisselt, hangt af van het systeem waarmee wordt gekoppeld en het proces dat de koppeling ondersteunt.

Samen met de klant wordt bepaald welke gegevens nodig zijn, in welke richting deze worden uitgewisseld en op welke manier de koppeling wordt ingericht.

Ja, althans volgens de Europese Raad moet elk bedrijf een ‘gedegen tijdregistratie methodiek hebben’. Of dit voor de kleine bedrijven resulteert in een Excel of daadwerkelijk specifieke software wordt niet gespecificeerd. In sommige sectoren is tijdregistratie verplicht, bijvoorbeeld vanwege wet- en regelgeving of cao-afspraken. Ook organisaties met een verantwoording naar klanten of subsidiegevers zijn vaak verplicht om tijd te registreren. Daarnaast kiezen veel organisaties er vrijwillig voor om grip te houden op tijdsbesteding en inzet. Met tijdregistratiesoftware doe je dat eenvoudig en betrouwbaar.

Lees ook onze blog over de uitspraak van het Europese Hof van Justitie over tijdregistratie.

Timetell wordt veilig gehost en is ISO 27001-gecertificeerd. Lees meer over onze Hosting & Beveiliging.

In de software bepaal je met profielen en autorisaties welke gegevens gebruikers kunnen bekijken en welke handelingen zij mogen uitvoeren.
Zo kan de toegang tot gegevens worden afgestemd op de rol van de gebruiker binnen de organisatie.

Excel kan geschikt zijn voor eenvoudige urenregistratie. Naarmate er meer medewerkers, werkafspraken en goedkeuringsstappen zijn, neemt ook het handmatige beheer toe.

Met tijdregistratiesoftware registreer je uren centraal en kun je onder andere werken met autorisaties, goedkeuringsprocessen, automatische berekeningen, rapportages en koppelingen met andere systemen.

Timetell biedt verschillende pakketten. Start begint bij € 75 per maand plus € 3 per persoon per maand. Plus kost € 75 per maand plus € 4,50 per persoon per maand en Max € 75 per maand plus € 6 per persoon per maand.

Welk pakket past, hangt onder andere af van het aantal gebruikers, de gewenste oplossingen en aanvullende functionaliteiten.

Bekijk de actuele tarieven op onze prijzenpagina.

Timetell biedt geen standaardpakket, maar een oplossing die we samen met jou inrichten op basis van jullie processen, cao’s en wensen. De verlofregistratie is volledig geïntegreerd met andere Timetell-oplossingen, zoals tijdregistratie, planning en aanwezigheidsregistratie. Zo ontstaat één totaaloplossing die perfect aansluit bij jouw organisatie; efficiënt, overzichtelijk en klaar voor de toekomst.

Ja. Timetell koppelt eenvoudig met veelgebruikte systemen zoals AFAS, Visma | YouServe, Raet, Exact Online en SAP. Daardoor worden verlof- en ziektemutaties automatisch gesynchroniseerd met de HR- of salarisadministratie. Dat bespaart tijd, voorkomt fouten en houdt alles up-to-date.

Absoluut. Timetell biedt flexibele rapportages waarmee je snel inzicht krijgt in openstaand verlof, opnamepatronen en trends. Rapportages kunnen worden gefilterd per medewerker, afdeling of periode. Dat helpt HR en management bij planning, controle en naleving van cao-afspraken.

Ja. Geautoriseerde managers of leidinggevenden hebben direct inzicht in alle verlofaanvragen, afwezigheden en beschikbare saldi van hun team. Ze zien in één oogopslag wie verlof heeft, wie afwezig is en waar ruimte zit in de planning.
Zo blijft de bezetting altijd in balans.

Ja. Timetell houdt bij elke verlofaanvraag automatisch rekening met nationale feestdagen, persoonlijke roosters en parttime-dagen. Daardoor worden aanvragen correct berekend en voorkom je fouten of overlappingen. Het systeem zorgt zo voor een kloppende en eerlijke verlofverwerking.

Verlof aanvragen gaat snel en eenvoudig. Medewerkers kiezen het verloftype, selecteren de dagen en dienen de aanvraag in met één tik. Leidinggevenden ontvangen direct een melding in de app en kunnen de aanvraag goed- of afkeuren. Alles wordt automatisch verwerkt in het systeem en zichtbaar in de agenda.

Zeker. Timetell ondersteunt meerdere verlofregelingen, cao’s en contractvormen binnen één omgeving. De berekeningen en rechten worden automatisch toegepast op basis van de regels die voor elke medewerker gelden. Dat maakt het systeem geschikt voor organisaties in uiteenlopende sectoren.

Het systeem berekent automatisch het actuele verlofsaldo van elke medewerker. Daarbij houdt Timetell rekening met contracturen, parttimefactoren, verlofregelingen en cao’s. Aanpassingen, zoals extra uren of bijzonder verlof, worden direct verwerkt. Zo klopt het saldo altijd, zonder handmatige berekeningen.

Ja. Timetell combineert verlof- én ziekteregistratie in één overzichtelijk systeem.
Ziekmeldingen en herstelmeldingen kunnen snel worden ingevoerd en gekoppeld aan rapportages voor HR of leidinggevenden.
Zo houd je grip op alle afwezigheden binnen je organisatie.

Met de verlofregistratie van Timetell vragen medewerkers hun verlof eenvoudig digitaal aan — via de app, webversie of desktop. De aanvraag wordt automatisch doorgestuurd naar de juiste leidinggevende. Na goedkeuring wordt het verlofsaldo direct bijgewerkt en zijn de gegevens zichtbaar voor medewerker en manager. Zo heb je altijd realtime inzicht in verlof en afwezigheid.

Timetell levert geen standaardplanning, maar een oplossing op maat. We richten het systeem in op basis van jouw processen, teams en projecten. Omdat personeels-, project- en tijdregistratie volledig geïntegreerd zijn, werk je met één betrouwbaar en realtime overzicht. Zo plan je slimmer, sneller en met meer rust.

Absoluut. Timetell biedt uitgebreide rapportages en dashboards met inzicht in personeelsinzet, projectvoortgang en capaciteitsverdeling. Zo kun je tijdig bijsturen en op data gebaseerde beslissingen nemen.

Ja. Timetell koppelt eenvoudig met HR-, salaris- en ERP-systemen zoals AFAS, Visma | YouServe, Raet, Exact Online en SAP. Zo blijven alle gegevens automatisch up-to-date en bespaar je tijd op administratieve taken.

Zeker. Medewerkers hebben in Timetell een competentieprofiel dat je kunt gebruiken bij het plannen. Zo weet je altijd dat de juiste persoon wordt ingezet op de juiste taak of het juiste project. Dat verhoogt de kwaliteit en efficiëntie van de planning.

Ja. Via de Timetell app hebben medewerkers altijd toegang tot hun persoonlijke planning en toegewezen projecten. Wijzigingen worden realtime gesynchroniseerd, zodat iedereen up-to-date blijft.
Dat voorkomt misverstanden en versterkt de samenwerking.

Het Allocatie Planbord van Timetell geeft realtime inzicht in het verschil tussen beschikbare uren (aanbod) en ingeplande uren (vraag). Je ziet direct waar ruimte of tekort is. Dat maakt het eenvoudig om de planning bij te sturen en de werkdruk te verdelen.

Personeelsplanning richt zich op wie wanneer werkt, projectplanning op wat en waar er wordt gewerkt. Beide zijn in Timetell volledig geïntegreerd. Zo combineer je de inzet van mensen en middelen met de voortgang van projecten in één overzicht.

Ja. Timetell ondersteunt elk type planning: van vaste roosters tot flexibele projecten. Je kunt medewerkers handmatig inplannen of gebruikmaken van terugkerende patronen en koppelingen. Zo houd je overzicht, ook bij complexe teams en projecten.

Een goede planning zorgt voor overzicht, balans en grip. Met personeels- en projectplanning zie je in één oogopslag wie waar aan het werk is en welke projecten lopen. Dat voorkomt overbelasting, verbetert samenwerking en verhoogt de productiviteit.

In Timetell plan je medewerkers, projecten en middelen eenvoudig via het visuele planbord. Je ziet direct wie beschikbaar is, waar capaciteit vrij is en wat prioriteit heeft. Door de koppeling met tijdregistratie, verlof en aanwezigheid blijft je planning altijd actueel.

Timetell kan gegevens uitwisselen met andere systemen, zoals agenda-, HR- en CRM-systemen. Welke gegevens worden uitgewisseld en hoe de koppeling wordt ingericht, hangt af van de systemen en processen binnen jouw organisatie.

Ja. Rapportages kunnen worden geëxporteerd naar verschillende bestandsformaten, waaronder Excel, PDF en CSV. Daarnaast kunnen gegevens via koppelingen automatisch worden uitgewisseld met HR-, financiële of ERP-systemen. Dat maakt Timetell flexibel en geschikt voor elke organisatie.

Ja. Alle koppelingen in Timetell voldoen aan strenge beveiligingsstandaarden en de AVG. Data worden versleuteld verzonden, en alleen de noodzakelijke gegevens worden gedeeld. Je behoudt altijd controle over welke informatie wordt uitgewisseld.

Een koppeling voorkomt dubbele invoer en zorgt dat alle gegevens automatisch actueel blijven in zowel Timetell als je andere systemen. Zo werk je sneller, foutloos en met één betrouwbaar overzicht van al je data.

Ja. Onze consultants begeleiden het volledige proces, van inventarisatie tot inrichting en testen. Samen zorgen we dat de koppeling goed werkt en precies aansluit op jullie processen.

Via de koppelfunctionaliteit van Timetell worden gegevens automatisch uitgewisseld. Dat kan via een API, beveiligde bestandsuitwisseling (XML/CSV via FTPS) of een directe databasekoppeling. De frequentie van de uitwisseling, bijvoorbeeld dagelijks of realtime, wordt afgestemd op jouw organisatie

Ja. Timetell kan gegevens uitwisselen met onder andere HR-, salaris-, financiële en ERP-systemen. Zo kunnen bestaande systemen onderdeel blijven van het proces en hoeven gegevens niet onnodig handmatig te worden overgenomen.

Welke gegevens worden uitgewisseld en op welke manier, hangt af van de gebruikte systemen en processen binnen jouw organisatie.

Lees meer over koppelingen met andere software.

Welke gegevens Timetell uitwisselt, hangt af van het systeem waarmee wordt gekoppeld en het proces dat de koppeling ondersteunt.

Samen met de klant wordt bepaald welke gegevens nodig zijn, in welke richting deze worden uitgewisseld en op welke manier de koppeling wordt ingericht.

Bij bezoekersregistratie verwerk je persoonsgegevens en gelden de regels van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Een organisatie bepaalt onder andere welke gegevens voor het doel van de registratie nodig zijn, wie toegang heeft en hoe lang gegevens worden bewaard. Binnen Timetell kun je met profielen en autorisaties bepalen wie toegang heeft tot bezoekersgegevens.

Timetell wordt veilig gehost en is ISO 27001-gecertificeerd. Lees meer over onze Hosting & Beveiliging.

In de software bepaal je met profielen en autorisaties welke gegevens gebruikers kunnen bekijken en welke handelingen zij mogen uitvoeren.
Zo kan de toegang tot gegevens worden afgestemd op de rol van de gebruiker binnen de organisatie.

Informatiebeveiliging is een continu proces. Onze privacy officer en onze security officer zijn verantwoordelijk voor de bewaking van de processen en de bedrijfscultuur rondom informatiebeveiliging.

De Privacy Officer ziet ook toe op naleving van de AVG en veilige gegevensverwerking. De Privacy Officer is bereikbaar per mail privacyofficer@timetell.nl of telefonisch: 070-311 48 11.

Ja. Timetell heeft een Data Pro-verwerkersovereenkomst opgesteld en een datalekkenprotocol ingericht.

Ja. Voor de interne processen werkt Timetell conform de ISO 27001-norm.

Timetell laat regelmatig penetratietesten uitvoeren op de data-infrastructuur. Uit deze tests blijkt dat de infrastructuur veilig en betrouwbaar is. De meest recente test leverde zelfs de maximale waardering van vijf sterren op.

Ja. Sinds de invoering van de AVG in 2018 voldoet de dienstverlening van Timetell volledig aan de wettelijke normen. Hiervoor is samengewerkt met de juristen van branchevereniging NLDigital.