Professionele ontvangst, minder administratie.
Bezoekers melden zichzelf aan via een scherm in je eigen huisstijl en taal naar keuze. De contactpersoon ontvangt automatisch een e-mail bij aankomst.
Bezoekersregistratie software voor een veilige en professionele ontvangst.
Meld bezoekers vooraf aan en laat ze bij aankomst eenvoudig inchecken. De contactpersoon krijgt automatisch een e-mail en je ziet realtime wie aanwezig is. Met de bezoekersregistratie software van Timetell regel je de ontvangst digitaal. Van uitnodiging en inchecken tot veiligheidsinstructies, afmelden en een actueel overzicht bij calamiteiten.
De voordelen van digitale bezoekersregistratie.
Realtime inzicht en veiligheid.
Zie direct welke bezoekers aanwezig zijn en gebruik de actuele bezoekerslijst bij calamiteiten en evacuaties.
Privacy en controle.
Bepaal met profielen en autorisaties wie toegang heeft tot bezoekersgegevens. Timetell is ISO 27001-gecertificeerd.
Wat is bezoekersregistratie?
Bezoekersregistratie is het vastleggen van wie je organisatie bezoekt, wanneer een bezoeker aankomt en vertrekt en bij wie de afspraak is.
Met digitale bezoekersregistratie regel je dit proces centraal. Bezoekers worden vooraf aangemeld of registreren zichzelf bij aankomst. Bij vertrek melden zij zich weer af. Zo heb je altijd een actueel digitaal bezoekersregister.
Bezoekersregistratiesoftware vervangt het papieren bezoekersregister en automatiseert onderdelen van de ontvangst.
Zo werkt bezoekersregistratie met Timetell.
Van aanmelden tot vertrek. In vier duidelijke stappen.
1
Aanmelden.
2
Inchecken.
3
Ontvangen.
4
Afmelden.
1
Aanmelden.
Een medewerker meldt de bezoeker vooraf aan in Timetell.
De bezoeker ontvangt een bevestiging per e-mail van de afspraak met een persoonlijke QR-code.
Vooraf aanmelden maakt de ontvangst sneller, maar is niet noodzakelijk. Een bezoeker kan zich ook bij aankomst registreren op een terminal.
Bij het vooraf aanmelden leg je de gegevens vast die nodig zijn voor het bezoek, zoals de bezoeker, afspraak en contactpersoon.
2
Inchecken.
De bezoeker checkt bij aankomst zelf in via een tablet of aanmeldzuil.
Afhankelijk van de inrichting van jouw organisatie kan de bezoeker:
- inchecken met een persoonlijke QR-code;
- zichzelf registreren zonder vooraanmelding;
- de gewenste taal kiezen;
- huisregels en veiligheidsinstructies lezen;
- huisregels en veiligheidsinstructies digitaal accorderen.
Zo doorloopt iedere bezoeker de stappen die voor jouw organisatie nodig zijn.
3
Ontvangen.
De contactpersoon krijgt automatisch een e-mail zodra de bezoeker is ingecheckt.
De bezoeker staat vanaf dat moment als aanwezig geregistreerd.
Indien gewenst kan ook een bezoekersbadge worden uitgegeven.
Zo weet de contactpersoon dat het bezoek er is en blijft tegelijkertijd inzichtelijk welke bezoekers op de locatie aanwezig zijn.
4
Afmelden.
De bezoeker wordt bij vertrek weer afgemeld in Timetell.
Afmelden kan op verschillende manieren:
- door de bezoeker zelf via een terminal;
- door een receptiemedewerker in de software;
- door de medewerker die de bezoeker ontvangt.
Na het afmelden staat de bezoeker niet meer als aanwezig geregistreerd. Zo blijft het aanwezigheidsoverzicht actueel.
Kies hoe bezoekers zich aanmelden.
Tablet
Gebruik een tablet als aanmeldterminal bij de receptie of entree.
Aanmeldzuil of wandterminal.
Laat bezoekers zichzelf aanmelden via een vrijstaande aanmeldzuil of wandoplossing. Zo is bezoekersregistratie ook mogelijk zonder bemande receptie.
QR-code
Vooraf aangemelde bezoekers ontvangen per e-mail een persoonlijke QR-code waarmee zij zich bij aankomst snel kunnen registreren.
Een herkenbare ontvangst. In iedere taal.
Richt het aanmeldscherm in met je eigen logo, huisstijlkleuren en welkomstboodschap. Bezoekers kiezen zelf hun taal.
Zo bied je ook internationale bezoekers een herkenbare, consistente ontvangst en hoeven receptiemedewerkers minder uitleg te geven.
Altijd inzicht in bezoekers en medewerkers.
Met Timetell zie je realtime welke bezoekers aanwezig zijn en op welke locatie. Dat is praktisch voor de dagelijkse ontvangst én belangrijk bij calamiteiten.
De bedrijfshulpverlening (BHV) beschikt over een actuele bezoekerslijst en kan aanwezigen tijdens een evacuatie afvinken.
Bezoekers en medewerkers in één overzicht.
Bezoekersregistratie werkt als zelfstandige oplossing. Combineer je deze met de aanwezigheidsregistratie van Timetell, dan komen bezoekers en medewerkers samen in het aanwezigheidsoverzicht.
Van papieren bezoekersregister naar digitale bezoekersregistratie.
Een papieren bezoekersregister legt vast wie binnenkomt, maar vraagt om handmatige registratie en controle. Met digitale bezoekersregistratie automatiseer je onderdelen van de ontvangst en heb je direct inzicht in wie aanwezig is.
| Papieren bezoekersregister. | Digitale bezoekersregistratie. |
|---|---|
| Bezoekers handmatig inschrijven. | Bezoekers digitaal aanmelden. |
| Bezoekersgegevens niet veilig verwerkt. | Volledig AVG-proof. |
| Geen geïntegreerde vooraanmelding. | Bezoekers vooraf aanmelden en uitnodigen. |
| Contactpersoon handmatig informeren. | Contactpersoon automatisch informeren. |
| Aanwezigheid handmatig controleren. | Realtime aanwezigheidsoverzicht. |
| Huisregels en instructies apart aanbieden. | Digitaal tonen en accorderen. |
| Handmatig afmelden. | Digitaal afmelden. |
| Lijst controleren bij calamiteiten. | Actueel overzicht van geregistreerde bezoekers. |
Zo wordt gastenregistratie niet alleen eenvoudiger, maar ook onderdeel van een professioneel ontvangst- en veiligheidsproces.
Veilig omgaan met bezoekersgegevens.
Bij bezoekersregistratie leg je persoonsgegevens vast, zoals de naam van de bezoeker, de contactpersoon en het tijdstip van aankomst en vertrek. Het is belangrijk dat deze gegevens veilig worden opgeslagen en alleen toegankelijk zijn voor de juiste medewerkers.
Met Timetell regel je dit op verschillende manieren:
- Profielen en autorisaties: bepaal wie bezoekersgegevens mag bekijken, invoeren of wijzigen.
- Gecontroleerde toegang: geef bijvoorbeeld receptiemedewerkers en andere betrokkenen toegang tot de informatie die zij voor hun werk nodig hebben.
- Veilige opslag: Timetell wordt in Nederland gehost en is ISO 27001-gecertificeerd.
Zo houd je grip op bezoekersgegevens en ondersteun je een zorgvuldige verwerking volgens de AVG.
Meer informatie over de AVG vind je bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Rapportages en export.
Gebruik geregistreerde gegevens voor rapportages en overzichten.
Met de rapportagemogelijkheden van Timetell kun je gegevens analyseren en rapportages exporteren, bijvoorbeeld naar Excel.
Welke bezoekersrapportages en exportmogelijkheden worden ingericht, hangt af van de informatiebehoefte binnen jouw organisatie.
Bezoekersregistratie koppelen met andere systemen.
Timetell kan gegevens uitwisselen met bestaande software binnen je organisatie. Denk aan agenda-, HR- en CRM-systemen.
Afhankelijk van de systemen en werkwijze bepalen we samen welke gegevens worden uitgewisseld en hoe de koppeling wordt ingericht. Zo voorkom je waar mogelijk dubbele invoer en sluit bezoekersregistratie aan op bestaande werkprocessen. Ook zonder koppelingen gebruik je bezoekersregistratie als zelfstandige oplossing. Je hoeft hiervoor geen andere Timetell-oplossingen af te nemen.
Wat kost bezoekersregistratie software?
De bezoekersregistratie software van Timetell is beschikbaar vanaf € 90 per maand + € 10 voor iedere extra terminal. Daarnaast betaal je voor de aanschaf of huur van de hardware en is er sprake van implementatiekosten.
De verdere inrichting hangt af van de ontvangstprocessen, eventuele koppelingen en wensen binnen jouw organisatie.
Zo stap je over op digitale bezoekersregistratie
Samen bekijken we hoe bezoekersregistratie het beste aansluit op de werkwijze en ontvangstprocessen binnen jouw organisatie. We bespreken de wensen en bepalen hoe het aanmeldproces wordt ingericht.
Vervolgens regelen wij de uitvoering:
- Inrichten: onze consultants configureren de software en stemmen het aanmeldproces af op de gemaakte afspraken.
- Hardware: wij verzorgen de benodigde tablet of aanmeldzuil en stellen deze in.
- Installeren: we leveren en installeren de hardware op locatie, zoals afgesproken.
- Uitleg en instructie: we leggen uit hoe de bezoekersregistratie werkt, zodat medewerkers er direct mee aan de slag kunnen.
Zo heb je één aanspreekpunt voor de inrichting, levering en installatie. En een bezoekersregistratiesysteem dat klaar is voor gebruik.
Meer over onze werkwijze.
Over Timetell.
100%
Nederlands
De ontwikkeling, verkoop en implementatie van Timetell software wordt 100% gerealiseerd door eigen intern opgeleide medewerkers.
Ontdek hoe bezoekersregistratie werkt voor jouw organisatie.
Tijdens een persoonlijke demo doorlopen we het volledige aanmeldproces. Van het uitnodigen en inchecken van bezoekers tot e-mailmeldingen, aanwezigheid en afmelden.
We bespreken ook hoe bezoekersregistratie aansluit op jullie werkprocessen, ontvangstruimte en bestaande systemen.
Zo zie je wat Timetell doet en welke inrichting bij jouw organisatie past.
Veelgestelde vragen
-
Wat is bezoekersregistratie?
Bezoekersregistratie is het vastleggen van wie een organisatie bezoekt, wanneer een bezoeker aankomt en vertrekt en bij wie de afspraak is. Met digitale bezoekersregistratie verloopt dit proces centraal en heb je actueel inzicht in de bezoekers die aanwezig zijn.
-
Wat is digitale bezoekersregistratie?
Digitale bezoekersregistratie vervangt een papieren bezoekersregister door software. Bezoekers kunnen vooraf worden aangemeld, digitaal inchecken en bij vertrek worden afgemeld. Hierdoor heb je een actueel overzicht van aanwezige bezoekers en kun je onderdelen van de ontvangst automatiseren.
-
Hoe werkt een bezoekersregistratiesysteem?
Een bezoeker wordt vooraf aangemeld of registreert zich bij aankomst. Bij het inchecken kunnen huisregels en veiligheidsinstructies worden getoond en geaccordeerd. De contactpersoon krijgt bericht dat de bezoeker is gearriveerd. Bij vertrek wordt de bezoeker afgemeld, zodat het aanwezigheidsoverzicht actueel blijft.
-
Kunnen bezoekers vooraf worden aangemeld?
Ja. In Timetell kun je een bezoeker vooraf aanmelden. De bezoeker ontvangt een bevestiging van de afspraak en een persoonlijke QR-code voor het inchecken bij aankomst.
-
Kan een bezoeker inchecken met een QR-code?
Ja. Een vooraf aangemelde bezoeker ontvangt een persoonlijke QR-code per e-mail. Bij aankomst gebruikt de bezoeker deze om zich te registreren.
-
Hoe werkt bezoekersregistratie via een aanmeldzuil?
Een bezoeker meldt zich bij aankomst zelfstandig aan via de aanmeldzuil. De bezoeker kiest de gewenste taal en doorloopt de ingestelde stappen, zoals het accorderen van huisregels of veiligheidsinstructies. Vervolgens krijgt de contactpersoon bericht dat het bezoek is gearriveerd.
-
Hoe werkt bezoekersregistratie bij een calamiteit?
Timetell geeft een actueel overzicht van geregistreerde bezoekers die aanwezig zijn. De bedrijfshulpverlening (BHV) kan dit overzicht tijdens een calamiteit gebruiken en aanwezigen tijdens een evacuatie afvinken. In combinatie met aanwezigheidsregistratie kunnen bezoekers en medewerkers samen in het aanwezigheidsoverzicht worden opgenomen.
-
Hoe ga je bij bezoekersregistratie om met de AVG?
Bij bezoekersregistratie verwerk je persoonsgegevens en gelden de regels van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Een organisatie bepaalt onder andere welke gegevens voor het doel van de registratie nodig zijn, wie toegang heeft en hoe lang gegevens worden bewaard. Binnen Timetell kun je met profielen en autorisaties bepalen wie toegang heeft tot bezoekersgegevens.
-
Kan bezoekersregistratie gekoppeld worden met andere systemen?
Timetell kan gegevens uitwisselen met andere systemen, zoals agenda-, HR- en CRM-systemen. Welke gegevens worden uitgewisseld en hoe de koppeling wordt ingericht, hangt af van de systemen en processen binnen jouw organisatie.
-
Wat kost bezoekersregistratie software?
De bezoekersregistratie software van Timetell is beschikbaar vanaf € 90 per maand + € 10 voor iedere extra terminal. Daarnaast betaal je voor de aanschaf of huur van de hardware en is er sprake van implementatiekosten.
De verdere inrichting hangt af van de ontvangstprocessen, eventuele koppelingen en wensen binnen jouw organisatie.