Bonnetjes indienen. Declaraties controleren. Goedkeuren en uitbetalen. Met declaratiesoftware van Timetell verloopt het hele declaratieproces digitaal. En veel handelingen gaan automatisch.
Medewerkers declareren hun zakelijke kosten via de app of online. Timetell controleert declaraties aan de hand van ingestelde regels, verstuurt notificaties en ondersteunt de verwerking naar je financiële administratie. Inclusief SEPA-betaalbestanden en koppelingen met andere systemen.
Makkelijk voor medewerkers. Minder werk voor de administratie. Controle over het hele proces.
Declaratiesoftware is een digitaal systeem waarmee medewerkers zakelijke kosten indienen en organisaties deze controleren, goedkeuren en verwerken. Denk aan reiskosten, parkeerkosten, zakelijke maaltijden en andere uitgaven die medewerkers voor hun werk maken.
Met declaratiesoftware vervang je losse bonnetjes, formulieren en spreadsheets door één overzichtelijk declaratieproces.
Van het indienen van een declaratie tot de verwerking voor uitbetaling. Timetell automatiseert controles, notificaties en administratieve handelingen.
Goedgekeurde declaraties worden verwerkt tot bestanden die via koppelingen kunnen worden doorgestuurd naar andere systemen.
Iedere organisatie heeft eigen afspraken over declaraties. Met Timetell richt je declaratiesoorten, vergoedingen, limieten, parameters en goedkeuringsprocessen in volgens jouw werkwijze.
Zo ondersteunt de software ook declaratieprocessen met meerdere regels en goedkeuringsstappen.
Timetell controleert declaraties op basis van ingestelde regels en bevoegdheden. Ook wijzigingen in belangrijke gegevens worden gesignaleerd.
Timetell signaleert wijzigingen en voorkomt dat aangepaste declaraties zonder nieuwe controle worden goedgekeurd.
Medewerkers voeren hun zakelijke kosten in via de Timetell app of online.
Ze kiezen het type declaratie, vullen de benodigde gegevens in en voegen een foto van de bon of factuur toe.
De beschikbare declaratiesoorten en invoervelden worden ingericht volgens de afspraken binnen jouw organisatie. Zo weten medewerkers welke gegevens ze moeten invullen.
Timetell controleert ingediende declaraties op basis van ingestelde parameters, limieten en bevoegdheden. Vervolgens doorloopt de declaratie het ingerichte goedkeuringsproces.
De juiste personen ontvangen automatisch een melding of e-mail wanneer een declaratie klaarstaat voor beoordeling. Ook voor declaraties die nog op goedkeuring wachten, kunnen notificaties en herinneringen worden ingericht.
Bij het goedkeuren controleert Timetell bovendien of belangrijke gegevens sinds de indiening zijn gewijzigd. Zo ja, dan wordt het goedkeuringsproces afgebroken.
Na goedkeuring krijgt de declaratie de status ‘Wacht op uitbetaling’. Timetell verwerkt goedgekeurde declaraties tot bestanden voor de financiële administratie of betaling.
De software ondersteunt het aanmaken van SEPA-betaalbestanden. Via ingerichte koppelingen kunnen declaratiegegevens en verwerkingsbestanden ook automatisch worden doorgestuurd naar andere systemen.
Zo sluit de verwerking aan op jouw bestaande financiële en administratieve processen.
Parkeerkosten, een zakelijke lunch of een hotelovernachting. Medewerkers registreren hun uitgaven digitaal en voegen de bijbehorende bon of factuur toe.
Timetell ondersteunt ook declaraties in verschillende valuta. Bedragen kunnen worden omgerekend naar euro’s, zodat internationale zakelijke kosten in dezelfde administratie verwerkt worden.
Met Timetell registreren medewerkers hun zakelijke kilometers en dienen ze deze in voor vergoeding. Bijvoorbeeld voor een klantbezoek, een vergadering op een andere locatie of een zakelijke afspraak.
De afstand kan automatisch worden berekend via Google Maps. Zo hoeft de medewerker het aantal kilometers niet handmatig uit te rekenen en beschikt de administratie over de gegevens voor controle en verwerking.
Naast onkosten en reiskosten ondersteunt Timetell de registratie en verwerking van toelagen. Denk aan vergoedingen voor specifieke werkzaamheden of bijzondere werktijden.
Met de automatische berekeningen van Timetell verwerk je ook toeslagen op basis van cao-afspraken, werktijden en interne regelingen. Onze consultants richten deze berekeningen in volgens de afspraken binnen jouw organisatie.
Een declaratie verwerken vraagt meer dan alleen een goedkeuring. Welke vergoeding geldt? Wie mag goedkeuren? Welke gegevens moeten naar de financiële administratie? En hoe wordt de uitbetaling voorbereid?
Timetell legt deze afspraken vast in de inrichting van de software. Declaraties worden volgens de ingestelde regels gecontroleerd en verwerkt. Met automatische notificaties, goedkeuringsroutes en gegevensuitwisseling beperk je handmatige werkzaamheden.
Voor de uitbetaling maakt Timetell SEPA-betaalbestanden aan. Daarnaast kunnen gegevens via koppelingen worden uitgewisseld met financiële software en andere systemen, waaronder HR- en salarispakketten.
Van losse handelingen naar één ingericht proces.
Gebruik de declaratiesoftware van Timetell zelfstandig of combineer deze met onze andere oplossingen. Zo breng je de registratie van uren, verlof, planning en declaraties samen in één omgeving.
Met tijdregistratie leg je gewerkte uren en projectactiviteiten vast. Met verlofregistratie beheer je verlofaanvragen en verlofsaldi. En met planning organiseer je de inzet van medewerkers en werkzaamheden.
Ook aanwezigheidsregistratie en bezoekersregistratie behoren tot de mogelijkheden.
Je kiest welke oplossingen en functionaliteiten jouw organisatie nodig heeft. Onze consultants helpen bij de inrichting en zorgen dat Timetell aansluit op je bestaande processen.
Bij het verwerken van declaraties werk je met persoonsgegevens en financiële gegevens. Daarom is het belangrijk dat deze informatie veilig wordt opgeslagen en alleen toegankelijk is voor bevoegde personen.
Timetell is ISO 27001-gecertificeerd en wordt gehost in Nederlandse datacenters. Met profielen en autorisaties bepaal je wie declaraties mag invoeren, bekijken, controleren en goedkeuren.
Zo houd je controle over de toegang tot gegevens en de verwerking van declaraties.
Geen losse bonnetjes, ingewikkelde spreadsheets of onnodige administratie. Met de declaratiesoftware van Timetell maak je declareren makkelijker voor medewerkers, leidinggevenden en de financiële administratie.
Timetell sluit aan op de manier waarop jouw organisatie werkt. Gebruik onze declaratiesoftware zelfstandig of combineer deze met andere oplossingen en functionaliteiten.
Onze consultants denken met je mee, adviseren over de mogelijkheden en richten de software in volgens jouw processen.
Zo ben je altijd bij de tijd. Vandaag en morgen.
Declaratiesoftware is software waarmee medewerkers hun zakelijke kosten digitaal indienen. Organisaties gebruiken declaratiesoftware om onkosten, reiskosten en andere vergoedingen te registreren, controleren, goedkeuren en verwerken. Zo verloopt het declaratieproces via één centraal systeem.
Onkostendeclaratie is het proces waarbij medewerkers zakelijke kosten indienen om deze vergoed te krijgen. Declaratiesoftware ondersteunt dit proces digitaal. Medewerkers dienen hun declaraties in via een app of online, waarna deze gecontroleerd, goedgekeurd en verwerkt worden.
Met Timetell kunnen medewerkers verschillende zakelijke kosten declareren, zoals parkeerkosten, reiskosten, hotelovernachtingen en zakelijke maaltijden. Ook kilometerdeclaraties en toelagen kunnen worden geregistreerd. Welke declaraties beschikbaar zijn, hangt af van de inrichting en afspraken binnen jouw organisatie.
Bij digitaal declareren voert een medewerker zakelijke kosten in via software of een app en voegt eventuele bewijsstukken toe. De declaratie wordt gecontroleerd en doorgestuurd naar de juiste goedkeurder. Na goedkeuring kunnen de gegevens worden verwerkt in de financiële administratie en klaargezet voor uitbetaling.
Ja. Met de Timetell App dienen medewerkers hun zakelijke kosten ook onderweg in. Ze voeren een declaratie in, voegen een foto van de bon toe en registreren hun zakelijke kilometers. Leidinggevenden kunnen declaraties eveneens via de app goedkeuren.
Ja, met Timetell kunnen declaraties digitaal worden gecontroleerd en goedgekeurd door de daarvoor aangewezen personen.
Het goedkeuringsproces kan worden afgestemd op de werkwijze van jouw organisatie. Zo komen declaraties bij de juiste verantwoordelijken terecht voordat ze verder worden verwerkt.
Timetell biedt mogelijkheden om declaratiegegevens uit te wisselen met andere systemen, waaronder financiële software. Welke koppelingen mogelijk zijn, hangt af van de systemen die je organisatie gebruikt en de inrichting van Timetell.
De kosten van de declaratiesoftware van Timetell zijn afhankelijk van de wensen en inrichting van jouw organisatie. Denk aan het aantal gebruikers en de functionaliteiten die je nodig hebt.
Wil je weten wat Timetell voor jouw organisatie kost? Neem contact met ons op voor een passend voorstel.
