“Met Timetell kunnen complexe cao-regels automatisch worden verwerkt. Dat gaf de doorslag.”

Van der Ende Transport Westland BV uit ’s-Gravenzande verzorgt sinds 1980 betrouwbaar transport en koerierswerk door heel Nederland en opslag in het warehouse. Met een betrokken team en een modern wagenpark zorgen zij dat goederen veilig en op tijd aankomen. Persoonlijk contact en doen wat je belooft vinden zij belangrijk. In hun dagelijks werk gebruiken ze Timetell voor onder andere tijdregistratie, declaraties, verlof en ziekte en meer.

Zoals het ging

Van der Ende is een familiebedrijf met een rijke historie en inmiddels uitgegroeid tot een middelgroot transportbedrijf met dagelijks chauffeurs op de weg. “Urenregistratie gebeurde nog met papiertjes. Deze werden handmatig overgetypt in spreadsheets.

Daarna volgden complexe herberekeningen met toeslagen, wat veel tijd kostte en foutgevoelig was. Ook gaf het transportmanagementsysteem (TMS) alleen geplande tijden weer. Hierdoor ontbrak inzicht in de daadwerkelijk gewerkte uren en de bijbehorende kosten”, vertelt directeur Rob van der Leer.

Daarom Timetell

Tijdens de zoektocht naar een oplossing kwam Van der Ende uit bij Timetell. “De doorslag gaf de mogelijkheid om automatische berekeningen toe te passen op basis van complexe cao-regels. In de transportsector gelden namelijk uitgebreide toeslagstructuren, afhankelijk van werktijden, ritduur en type werkdag.

Daarnaast viel de samenwerking direct positief op. Snelle communicatie, deskundige consultants en een pragmatische aanpak maakten het verschil. Timetell dacht actief mee en investeerde tijd om de oplossing perfect aan te laten sluiten op de specifieke situatie van het bedrijf”, aldus Rob.

Urenregistratie

Timetell werd geïmplementeerd als centrale oplossing voor urenregistratie. “Chauffeurs registreren hun werktijden eenvoudig via de app. Namelijk ‘starten’ bij aanvang van de rit en ‘stoppen’ bij afronding.

De kracht zit in de koppeling met bestaande systemen. De geplande ritten en geschatte uren komen uit het TMS, terwijl de daadwerkelijke uren uit Timetell worden geïmporteerd. Deze combinatie maakt het mogelijk om nauwkeurig te berekenen wat een rit écht kost.

Daarnaast zijn alle complexe cao-regels succesvol ingericht in Timetell. Toeslagen worden automatisch berekend, ongeacht uitzonderingen of variaties in werktijden”, vertelt Rob van der Leer.

Enorm efficiënt en minder foutgevoelig

De overstap naar Timetell heeft geleid tot een enorme efficiëntieslag. Handmatig werk is verdwenen en de kans op fouten is drastisch verminderd. “We hebben nu inzicht in de werkelijke uren per rit en dit kunnen we direct koppelen aan kosten en opbrengsten. Dit maakt het mogelijk om beter te sturen op rendabiliteit.

Ook richting salarisverwerking is het proces gestroomlijnd. De geregistreerde en berekende uren worden makkelijk geëxporteerd. Bovendien wordt de verzamelde data hergebruikt voor analyses en verdere optimalisatie van onze bedrijfsvoering”, vertelt Rob.

Timetell is meer dan software alleen

Voor Van der Ende is Timetell meer dan alleen software. Het is een betrouwbare partner die meedenkt en snel schakelt wanneer dat nodig is. “De implementatie van complexe regels verliep soepel. En het systeem functioneert vanaf dag één zoals bedoeld.

De medewerkers ervaren de app als gebruiksvriendelijk en praktisch in het dagelijks werk”, aldus Rob van der Leer. Met Timetell heeft het bedrijf een toekomstbestendige oplossing voor urenregistratie én inzicht in kosten. Een solide basis voor verdere groei en optimalisatie.