“Timetell is laagdrempelig, betrouwbaar en denkt echt met ons mee. Ik zou het zeker aanraden”

Bejo is een internationaal opererend familiebedrijf met 2.500 medewerkers wereldwijd. Met een hoofdvestiging in Warmenhuizen. Bejo werkt dagelijks aan de veredeling en productie van groentezaden voor boeren over de hele wereld. Van DNA-onderzoek in hightech laboratoria tot grootschalige veldtesten en internationale logistiek.

Flexibel, beheersbaar en toekomstbestendig

Met zoveel verschillende functies, van research en logistiek tot HR en marketing, had Bejo behoefte aan een tijdregistratiesysteem dat zowel flexibel als beheersbaar is. Verschillende pauzeregelingen, uiteenlopende roosters, internationale activiteiten en specifieke subsidieprojecten (WBSO) maakten de situatie complex.

Daarnaast wilde Bejo minder afhankelijk zijn van handmatige processen. In het oude systeem moesten medewerkers wijzigingen mailen naar een beheerder. Dat kostte tijd, zorgde voor extra werk en beperkte de regie van medewerkers.
De wens? Eén toekomstbestendig systeem voor tijdregistratie, verlof, projecturen en overwerkberekeningen. Met ruimte voor standaardisatie én flexibiliteit.

De keuze voor Timetell

Na een zoektocht viel de keus op Timetell. Rowan Baumann, Teamleider HR: “Het is een systeem dat aan alle wensen voldoet en makkelijk te beheren is. De software biedt de flexibiliteit die Bejo nodig heeft. Medewerkers kunnen fysiek inklokken via klokterminals, maar ook online via app of web. Achteraf uren registreren en projecturen eenvoudig koppelen aan gewassen voor WBSO, maakt Timetell een goede keus.”

De implementatie

Rowan Baumann: “Samen met de specialisten van Timetell hebben we het systeem in enkele maanden ingericht. We startten met alleen tijdregistratie. Zo konden medewerkers wennen aan het nieuwe systeem Timetell. Een jaar later volgde fase twee: de inrichting van WBSO-projectregistratie. Medewerkers registreren hun gewas- of onderzoeksproject nu direct onder hun gewerkte uren. De uren worden gecontroleerd en correct aangeleverd voor subsidieaanvragen.”

Koppelingen

Timetell realiseerde een aantal koppelingen, waaronder een koppeling met het personeelsinformatiesysteem HCM van Oracle. Gevolg? Medewerkersgegevens worden automatisch overgenomen en ziekte-uren worden doorgezet naar de juiste applicaties. Handmatig werk is vrijwel verdwenen.

Regie

Tim Bakker, HR-assistent: “De impact is groot. Medewerkers hebben meer regie over hun eigen tijdregistratie. Ze kunnen zelf thuiswerken, verlof en correcties invoeren. Dat geeft rust en vertrouwen. Voor de organisatie zorgt de software voor betrouwbare overwerk- en loonberekeningen. En een correcte en doelmatige subsidieadministratie.”

Voor Bejo zorgt Timetell voor een grote mate van efficiëntie. Waar ze eerst veel tijd kwijt waren met tijdregistratie, is dit nu flink teruggebracht. Zo houden ze heel wat uren in de week over voor andere dingen.

Een partner die meedenkt

Minstens zo belangrijk als het systeem zelf, is de samenwerking. Als familiebedrijf hecht Bejo waarde aan korte lijnen en persoonlijk contact. Dat vinden zij terug bij Timetell.
Rowan Baumann: “Als er iets speelt, kunnen we altijd snel schakelen. Tickets worden snel en oplossingsgericht opgepakt. Timetell is geen standaard softwareleverancier. Maar een partner die meedenkt”.

Wil je weten wat een tijdregistratiesysteem voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op met onze Sales Manager Tom Boks, via tom.boks@timetell.nl of 070-3114811. Hij kan je meer vertellen en helpt je graag verder.