Sneller declareren zonder controle te verliezen
Onkostendeclaraties horen bij vrijwel iedere organisatie. Medewerkers maken allerlei kosten. Bijvoorbeeld voor reizen of lunches met klanten. Of voor kleine aankopen voor projecten. Toch kost het verwerken van declaraties vaak meer tijd dan nodig is. Bonnetjes raken kwijt. Goedkeuringen blijven liggen. En de administratie moet alles handmatig controleren en verwerken.
Met een slimme aanpak en de juiste software kun je declaraties flink versnellen. Zonder dat je de controle verliest. Hieronder lees je hoe je dat doet.
Onkostendeclaraties versnellen zonder controleverlies
Veel organisaties willen declaraties sneller verwerken. Maar zijn bang dat dit ten koste gaat van controle. In de praktijk is het juist andersom. Met een goed ingericht declaratieproces wordt het overzicht groter. En neemt de kans op fouten af.
De basis ligt bij een digitale workflow. Medewerkers leggen hun kosten direct vast. Bijvoorbeeld via een app of webomgeving. Ze voegen makkelijk een foto van het bonnetje toe en koppelen de declaratie aan een project, kostenplaats of activiteit. Hierdoor staat alle informatie meteen op de juiste plek.
Automatische goedkeuringsflows
Die zorgen ervoor dat declaraties bij de juiste manager of budgethouder terechtkomen. Die kan de declaratie beoordelen en goedkeuren met één klik. Dit voorkomt dat e-mails rondgestuurd moeten worden. Of dat formulieren blijven liggen.
De software van Timetell ondersteunt dit proces van begin tot eind. Declaraties worden centraal geregistreerd. Automatisch gecontroleerd op volledigheid en direct doorgestuurd naar de juiste persoon. Hierdoor ontstaat een transparant proces waarin iedereen weet waar een declaratie zich bevindt.
Het resultaat? Minder administratie, snellere verwerking en toch volledige controle. En dat is wat je wilt, toch?
Zo automatiseer je declaraties richting salaris of boekhouding
Een volgende stap is het automatiseren van de verwerking richting salarisadministratie of boekhouding. In veel organisaties gebeurt dit nog handmatig. Declaraties worden verzameld in spreadsheets of e-mails. En daarna opnieuw ingevoerd in een financieel systeem. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten.
Declaraties in Timetell
In de software van Timetell worden declaraties direct gekoppeld aan de juiste kostenstructuur. Is een declaratie goedgekeurd? Dan kan deze automatisch worden doorgestuurd naar de salarisadministratie of financiële administratie. Bijvoorbeeld via koppelingen met boekhoud- of HR-systemen.
Voor de administratie betekent dit dat gegevens niet opnieuw ingevoerd hoeven te worden. Declaraties staan al correct geregistreerd en kunnen direct worden verwerkt. Tegelijkertijd blijft de controle hetzelfde. Alle stappen in het proces zijn inzichtelijk en kun je goed volgen.
Minder administratie, meer overzicht
Een goed ingericht declaratieproces levert je meer op dan alleen tijd. Het zorgt voor duidelijkheid voor medewerkers. Minder werk voor de administratie. En beter inzicht voor management.
Met Timetell combineer je gebruiksgemak met controle. Declaraties leg je makkelijk vast. Worden automatisch goedgekeurd via workflows. En zonder problemen verwerkt richting salaris en boekhouding. En zo houd je meer tijd over voor ander dingen.
Wil je meer weten over declaraties in Timetell? Of wat Timetell voor jouw organisatie kan betekenen? Wij kijken graag met je mee hoe onze software het beste bij jouw organisatie past.
