Hoe realtime tijdregistratie bouwbedrijven meer grip geeft

Het project lag op schema. Tenminste, dat dacht iedereen. De planning klopte. De bezetting leek voldoende. De opdrachtgever was tevreden. Tot de nacalculatie op tafel kwam. Plots bleek dat er honderden uren meer waren gemaakt dan begroot. Niet omdat medewerkers te langzaam werkten of omdat de planning verkeerd was. Maar omdat niemand tijdens het project zag wat er werkelijk gebeurde. En precies daar gaat tijdregistratie in de bouw over.

De bouw draait op vakmanschap. Projectsturing draait op betrouwbare data.

Op een bouwplaats gebeurt veel tegelijk. Medewerkers werken op verschillende locaties. Onderaannemers lopen in en uit. Meerwerk ontstaat onderweg. En de planning verandert voortdurend. Toch wordt urenregistratie in veel organisaties nog steeds behandeld als een administratieve taak. Iets voor het einde van de dag of voor de vrijdagmiddag. Of voor de salarisadministratie. Dat is zonde.

Want de gegevens die je vandaag registreert, bepalen of je morgen kunt bijsturen. Steeds meer bouworganisaties zien dat in. Organisaties zoals BUKO Infrasupport en Van Wijnen Smart Structures gebruiken Timetell om projecturen, aanwezigheidsregistratie en cao-afspraken centraal vast te leggen.

Niet omdat urenregistratie een doel op zich is. Maar omdat actuele informatie nodig is om projecten beheersbaar en winstgevend te houden. Dat is een belangrijk verschil. Succesvolle bouworganisaties registreren niet om terug te kijken. Ze registreren om vooruit te kijken.

De grootste fout? Achteraf registreren.

Stel jezelf eens een simpele vraag. Hoe betrouwbaar is informatie die achteraf wordt ingevuld? Op vrijdag invullen wat je maandag hebt gedaan, is geen registratie. Het is een reconstructie. En reconstructies bevatten fouten. Niet bewust of expres, maar omdat mensen nu eenmaal geen computers zijn. Een medewerker vergeet een activiteit. Of een uur wordt op het verkeerde project geboekt. Het kan ook voorkomen dat meerwerk niet apart geregistreerd wordt. Of dat een werkbon zoekraakt. Op zichzelf lijken het kleine afwijkingen.

Samen zorgen ze voor een vertekend beeld van de werkelijkheid. En zonder betrouwbare werkelijkheid wordt projectsturing een kwestie van aannames.

Zonder realtime inzicht stuur je op aannames. Met realtime inzicht stuur je op feiten.

Dat is misschien wel het belangrijkste inzicht. Veel bouwbedrijven denken dat tijdregistratie gaat over uren. In werkelijkheid gaat het over marge. Iedere geregistreerde minuut vertelt iets over de gezondheid van een project.

• Loopt een activiteit uit?
• Wordt meer tijd besteed dan begroot?
• Ontstaat een capaciteitsprobleem?
• Groeit het meerwerk sneller dan verwacht?

Wie die signalen vandaag ziet, kan morgen bijsturen. Wie ze pas ziet tijdens de nacalculatie, kijkt achteruit. En een afgerond project kun je niet meer corrigeren.

Registreer uren waar het werk gebeurt

De bouwplaats is mobiel. Tijdregistratie moet dat ook zijn. Daarom registreren medewerkers met Timetell hun uren direct via de app. Op het moment dat werkzaamheden worden uitgevoerd. Op het juiste project, voor de juiste opdrachtgever.

Dat levert meer op dan een correcte urenstaat. Namelijk: inzicht. Projectleiders zien direct hoeveel uren zijn besteed aan een project. Finance beschikt over actuele gegevens voor projectbewaking en facturatie. En management ziet waar budgetten onder druk komen te staan. Iedereen werkt vanuit dezelfde informatie. Dat voorkomt discussies en verrassingen. Eventuele problemen worden op tijd zichtbaar.

De vraag is niet of iemand heeft ingeklokt. De vraag is waar.

Voor uitvoerders is aanwezigheid op locatie cruciaal. Voor HR is betrouwbare registratie belangrijk. En voor projectleiding geldt hetzelfde. Daarom groeit het gebruik van geofencing binnen de bouw. Met de Timetell App klokken medewerkers eenvoudig in en uit via hun smartphone.

Dankzij geofencing controleert het systeem automatisch of iemand zich daadwerkelijk binnen de ingestelde projectlocatie bevindt. Dat betekent minder handmatige controle en correcties. En meer betrouwbaarheid. En vooral: meer vertrouwen in de gegevens waarop beslissingen worden gebaseerd. Want goede projectsturing begint met betrouwbare informatie.

Grip op de CAO Bouw & Infra zonder extra administratie

Naast projectregistratie spelen arbeidsvoorwaarden een belangrijke rol. De CAO Bouw & Infra bevat afspraken over overwerk, ploegendiensten, toeslagen en vergoedingen. Naarmate projecten groter worden, neemt ook de complexiteit toe. Handmatige verwerking kost tijd.

En tijd kost geld. Timetell ondersteunt organisaties bij het vastleggen en verwerken van deze registraties. Daardoor ontstaat één centrale bron van informatie voor projectleiding, HR en salarisadministratie. Dat zorgt voor minder fouten en correcties. En meer zekerheid.

Waarom bouworganisaties voor Timetell kiezen

Software moet aansluiten op de praktijk van de bouw. Niet andersom. Daarom kiezen bouworganisaties voor Timetell. Niet vanwege één functionaliteit, maar vanwege het totaalplaatje.

• Projectregistratie per klant en project
• Mobiele tijdregistratie
• Geofencing voor aanwezigheidsregistratie
• Ondersteuning van cao-afspraken
• Koppelingen met HR-, ERP- en salarissystemen

Alles vanuit één centrale softwareoplossing. Zodat iedereen werkt met dezelfde werkelijkheid.

Een project wordt niet winstgevend tijdens de nacalculatie

Op een bouwplaats draait alles om timing. Het juiste materiaal. Het juiste moment. De juiste vakmensen op de beste plek. Informatie die klopt op het moment dat het moet. Toch wordt urenregistratie nog vaak behandeld als iets voor later. Voor vanavond of vrijdag. Of voor het einde van de maand. Maar projecten wachten niet. Kosten lopen door, planningen verschuiven en marges veranderen. Iedere dag opnieuw.

Daarom registreren succesvolle bouworganisaties niet om uren vast te leggen. Zij registreren om vooruit te kijken. Om eerder te signaleren, bij te sturen en om betere projecten te realiseren. Want een project wordt niet winstgevend tijdens de nacalculatie.

Een project wordt winstgevend tijdens de uitvoering. Uur voor uur. Dag voor dag.

Wil je weten hoe jouw organisatie grip kan houden op projecten, kosten en rendement? Dan is dit het moment om die stap te zetten. Neem vrijblijvend contact op met onze Sales Manager Tom Boks, via tom.boks@timetell.nl of 070-3114811. Hij kan je meer vertellen en helpt je graag verder.