“Voor onze verantwoording en salarisadministratie is Timetell onmisbaar. Ik kan me niet voorstellen dat we zonder werken.”

De gemeente Terneuzen werkt elke dag aan een fijne plek om te wonen, werken en leven. Als havenstad speelt industrie een belangrijke rol. Maar er is net zoveel aandacht voor de mensen die er wonen. Met 14 kernen zorgt de gemeente voor goede woningen, bereikbaarheid en voorzieningen. Ook werken ze samen met andere gemeenten aan de toekomst van Zeeuws-Vlaanderen. Zo bouwen ze stap voor stap aan een sterke en leefbare regio. Met veel verschillende teams en projecten is goed inzicht in uren en inzet essentieel. Daarom speelt tijdregistratie een belangrijke rol in het dagelijks werk.

“Gemeenten hebben te maken met complexe verantwoording. Denk aan subsidies, projectbudgetten en inzet van medewerkers. Zonder goede tijdregistratie wordt het lastig om inzicht te houden.

Bij Terneuzen speelde dat ook. Uren moesten niet alleen geregistreerd worden, maar ook kloppen. Voor projecten, subsidies en onder andere voor de salarisadministratie. Daarnaast groeide het aantal taken en projecten door de jaren heen”, vertelt salarisadministrateur Ilona Bosschaart.

Verantwoording tot op detailniveau

“De software van Timetell is de juiste combinatie van overzicht en controle. Je ziet direct waar uren op geschreven worden. Hoe projecten lopen. En of budgetten aansluiten op de realiteit. Voor een gemeente die moet kunnen verantwoorden tot op detailniveau is dat belangrijk”, aldus Ilona.

Binnen de gemeente Terneuzen gebruiken alle medewerkers Timetell. We gebruiken het voor het registreren van uren. Het aanvragen van verlof. En voor het in- en uitklokken. Maar Timetell doet meer. Ook exporteert het uren naar de financiële administratie. En zorgt het voor een stevige onderbouwing voor subsidieaanvragen.

Controle en automatisering

Voor deze gemeente zit de kracht van Timetell vooral in de controle en automatisering. “Voor de buitendienst worden overuren en toeslagen automatisch berekend. Dat scheelt ons handmatig werk en voorkomt fouten. Ook het historisch inzicht is belangrijk. We kunnen altijd terugkijken. Wat is er gebeurd, wanneer en waarom? Dat maakt controles sterk en betrouwbaar”.

Rust en grip

Teamleiders sturen beter op uren. De salarisadministratie werkt efficiënter. En projectverantwoording is onderbouwd en compleet. “Je ziet precies wat er gebeurt. Dat helpt bij controles, maar ook bij het maken van begrotingen. Je weet waar je staat”, vertelt Ilona.

De gemeente Terneuzen en Timetell

De samenwerking tussen beiden ervaart deze gemeente als betrokken en betrouwbaar. “Als ik de helpdesk bel, wordt er direct een ticket aangemaakt en gaan ze aan de slag. Je hoeft nooit lang te wachten op een reactie. Timetell denkt en onderzoekt bij veranderingen ook actief mee naar verbeterpunten. Zoals met de overstap naar de cloud. Voor onze verantwoording en salarisadministratie is Timetell onmisbaar. Ik kan me niet voorstellen dat we zonder werken”, zegt Bosschaart tot slot.