“We hebben bewust gekozen voor Timetell, omdat het een systeem is dat doet waarvoor het is bedoeld. Tijdregistratie.”

ATG Europe levert engineeringdiensten voor de ruimtevaart en de big science-sector. De organisatie werkt vanuit meerdere Europese landen aan projecten voor onder andere de European Space Agency (ESA) en Fusion for Energy. ATG heeft zijn hoofdkantoor in Noordwijk. Met ruim 500 medewerkers zijn betrouwbare processen en overzicht in tijdregistratie onmisbaar.

Internationale groei vraagt om grip.

ATG werkt met verschillende klanten, projecten en nationale wet- en regelgeving. Iedere vestiging kent eigen verlofregelingen, feestdagen en contractafspraken. Tegelijkertijd moet alle tijdregistratie betrouwbaar zijn, aansluiten op de financiële administratie en voldoen aan steeds strengere compliance-eisen.

Een standaard tijdregistratiemodule binnen een Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem bood daarvoor onvoldoende flexibiliteit.

Een bewuste keuze voor specialistische software.

Voor ATG was één ding duidelijk. Kies voor software die doet waarvoor die is ontwikkeld. “Wij hebben bewust gekozen voor een gespecialiseerd tijdregistratiesysteem. Een financieel systeem is goed in financiën. Timetell is goed in tijdregistratie. Ga je dat combineren? Dan loop je tegen beperkingen aan”, vertelt CFO Charlotte Wassenberg.

Juist de uitgebreide mogelijkheden voor internationale verlofregelingen maakten het verschil. Binnen Timetell richt ATG per land, klant en locatie de juiste regels in. Daardoor sluit de software aan op de praktijk van de organisatie, in plaats van andersom.

Slim gekoppeld, efficiënt ingericht.

ATG gebruikt Timetell voor de volledige tijdregistratie van zowel declarabele als niet-declarabele uren. Ook verlofaanvragen, verlofsaldi en goedkeuringsprocessen verlopen via Timetell.

“Daarnaast koppelt Timetell rechtstreeks met Visma, het HR- en financiële systeem van ATG. Nieuwe medewerkers worden automatisch toegevoegd. De juiste kostcodes worden direct overgenomen. En goedgekeurde uren worden zonder handmatige handelingen verwerkt in de financiële administratie”, vertelt Charlotte. Ook rapportages spelen een belangrijke rol. Van urenrapportages tot een maatwerk utilization report. ATG beschikt altijd over actuele stuurinformatie.

Meer grip op tijd en processen.

Door de automatisering zijn handmatige handelingen vrijwel verdwenen. Dat levert tijdwinst op én verkleint de kans op fouten. Daarnaast ondersteunt Timetell het vier-ogen-principe met verschillende autorisatieniveaus. Dat geeft ATG de controle die nodig is voor interne processen én externe audits.

“Voor ons draait het om juistheid, minder handmatig werk en zekerheid. We kunnen precies laten zien wie welke rechten heeft en hoe processen zijn ingericht. Dat wordt steeds belangrijker”, aldus Charlotte Wassenberg.

Samen bouwen aan een oplossing die werkt.

ATG ziet Timetell niet alleen als softwareleverancier, maar als partner. Nieuwe klanten, afwijkende contracten of integraties vragen regelmatig om maatwerk. Daarbij denkt het team van Timetell actief mee en geeft eerlijk advies over wat wel en niet mogelijk is.

“Als wij een vraag stellen, duiken de consultants erin. Dan krijgen we een eerlijk antwoord. Dit kan wel of dit kan niet. Die duidelijkheid waarderen we enorm”, zegt Charlotte.

Voor organisaties waar tijdregistratie een cruciale rol speelt, is specialistische software volgens ATG geen luxe. Maar een bewuste keuze. Timetell biedt de flexibiliteit, betrouwbaarheid en samenwerking die nodig zijn om complexe processen eenvoudig beheersbaar te maken.