01.
Aanwezigheidsregistratie. Altijd inzicht in wie waar werkt.
Wie is er aanwezig? Op welke locatie? En wie is er alweer vertrokken?
Met de aanwezigheidsregistratiesoftware van Timetell registreren medewerkers hun aanwezigheid digitaal. Via een kloksysteem, de Timetell app of hun computer.
Je ziet direct wie waar aanwezig is, vergelijkt achteraf geklokte uren met roosteruren en hebt een actueel calamiteitenoverzicht voor de BHV.
Deze organisaties vertrouwen op de software van Timetell.
Wat is aanwezigheidsregistratie?
Aanwezigheidsregistratie is het vastleggen van wanneer en waar medewerkers aanwezig zijn of zijn geweest. Door aankomst- en vertrektijden te registreren, zie je wie er op een bepaald moment aanwezig is.
Met digitale aanwezigheidsregistratie leg je deze gegevens centraal vast. Je ziet wie er nu aanwezig is, kunt eerdere registraties terugzoeken en maakt rapportages van geklokte uren.
Aanwezigheidsregistratie verschilt van tijdregistratie. Bij aanwezigheidsregistratie draait het om wie wanneer en waar aanwezig is. Met tijdregistratie leg je gewerkte uren vast, bijvoorbeeld per activiteit of project.
De voordelen van aanwezigheidsregistratie met Timetell.
-
Altijd inzicht in aanwezigheid.
Zie direct welke medewerkers aanwezig zijn en op welke locatie ze werken. -
Minder administratie.
Medewerkers klokken digitaal in en uit. Timetell verwerkt de registraties automatisch. -
Inzicht met rapportages.
Bekijk eerdere aanwezigheidsregistraties en vergelijk geklokte uren met roosteruren. -
Actuele informatie bij calamiteiten.
Met het calamiteitenoverzicht beschikt de BHV over actuele aanwezigheidsinformatie.
Altijd inzicht in wie waar werkt.
Zo werkt aanwezigheidsregistratie met Timetell.
1
Aanwezigheid registreren.
2
Aanwezigheid bekijken.
3
Gegevens gebruiken.
1
Aanwezigheid registreren.
Medewerkers klokken in bij aankomst en uit bij vertrek. Dat doen ze via een kloksysteem, de Timetell app of een softclock op hun computer.
Timetell legt iedere registratie digitaal vast, inclusief de bijbehorende tijden.
2
Aanwezigheid bekijken.
De registraties verschijnen automatisch in het aanwezigheidsoverzicht. Je ziet welke medewerkers zijn ingeklokt en op welke locatie ze aanwezig zijn.
Bij iedere nieuwe in- of uitklokregistratie wordt het overzicht bijgewerkt.
3
Gegevens gebruiken.
Bekijk eerdere aanwezigheidsregistraties en maak rapportages. Vergelijk bijvoorbeeld geklokte uren met de roosteruren uit het weekrooster.
Bij calamiteiten gebruikt de BHV het calamiteitenoverzicht om te controleren welke medewerkers volgens de registraties aanwezig zijn.
Wie is er aanwezig? Bekijk het receptiescherm.
Wie is er vandaag op kantoor? Welke collega’s werken op een andere locatie? En wie is er inmiddels vertrokken?
Het receptiescherm van Timetell laat direct zien welke medewerkers aanwezig zijn en op welke locatie ze werken. Zodra iemand in- of uitklokt, wordt het overzicht bijgewerkt.
Zo hebben receptionisten, leidinggevenden en andere bevoegde medewerkers actuele aanwezigheidsinformatie. Zonder rond te bellen of verschillende lijsten te raadplegen.
Combineer je aanwezigheidsregistratie met verlof- en ziekteregistratie? Dan kun je ook informatie over verlof, ziekte en andere geregistreerde afwezigheid zichtbaar maken.
Geklokte uren en roosteruren vergelijken.
Hoeveel uur is een medewerker aanwezig geweest? En hoe verhoudt dit zich tot de afgesproken werktijden?
Met Timetell vergelijk je achteraf de geklokte uren met de roosteruren uit het weekrooster. Zo zie je of medewerkers meer of minder uren hebben geklokt dan afgesproken.
Met rapportages maak je deze verschillen inzichtelijk. Hiervoor heb je geen aanvullende tijdregistratiesoftware nodig.
Meer inzicht met rapportages.
Met Timetell leg je niet alleen vast wie aanwezig is. Je gebruikt de geregistreerde gegevens ook voor rapportages en analyses.
Bekijk bijvoorbeeld de aanwezigheid over een bepaalde periode of vergelijk geklokte uren met roosteruren. Zo krijg je inzicht in eerdere registraties en verschillen tussen afgesproken en geregistreerde uren.
Met de rapportages van Timetell bepaal je welke informatie je wilt bekijken. Zo kun je gegevens controleren, analyseren en gebruiken om waar nodig bij te sturen.
Een actueel calamiteitenoverzicht voor de BHV.
Bij een calamiteit wil je snel weten wie er aanwezig is. Met het calamiteitenoverzicht van Timetell ziet de bedrijfshulpverlening (BHV) welke medewerkers volgens de in- en uitklokregistraties op locatie aanwezig zijn.
Tijdens een evacuatie kunnen BHV’ers het overzicht gebruiken om aanwezigen te controleren en af te vinken.
Gebruik je ook de bezoekersregistratie van Timetell? Dan kun je medewerkers en bezoekers samen opnemen in het calamiteitenoverzicht. Zo heeft de BHV informatie over beide groepen op één plek.
Veilig aanwezigheid registreren.
Bij aanwezigheidsregistratie verwerk je persoonsgegevens, zoals aankomst- en vertrektijden en werklocaties. Daarom is het belangrijk dat je deze gegevens veilig opslaat en zorgvuldig beheert.
Timetell wordt veilig gehost in Nederlandse datacenters en is ISO 27001-gecertificeerd. Met profielen en autorisaties bepaal je wie gegevens mag bekijken, invoeren of bewerken.
Zo krijgen medewerkers, leidinggevenden en andere gebruikers alleen toegang tot de informatie waarvoor zij bevoegd zijn. Dit helpt je om aanwezigheidsgegevens zorgvuldig te verwerken volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Aanwezigheidsregistratie combineren met andere Timetell-oplossingen.
Meer Timetell-oplossingen.
Aanwezigheidsregistratie werkt zelfstandig. Wil je meer registreren of processen combineren? Dan breid je de mogelijkheden uit met andere oplossingen van Timetell.
Aanwezigheidsregistratie voor jouw organisatie.
Van eenvoudig in- en uitklokken tot een actueel overzicht van meerdere locaties. Met Timetell richt je de aanwezigheidsregistratie in op de werkwijze van jouw organisatie.
Onze consultants begeleiden je bij de inrichting. Van de registratiemethoden tot het receptiescherm, het calamiteitenoverzicht en de rapportages.
Veelgestelde vragen over aanwezigheidsregistratie.
-
Wat is aanwezigheidsregistratie?
Aanwezigheidsregistratie is het vastleggen van wanneer en waar medewerkers aanwezig zijn of zijn geweest. Medewerkers registreren hun aankomst- en vertrektijden. Zo ontstaat een overzicht van wie er op een bepaald moment aanwezig is.
-
Wat is digitale aanwezigheidsregistratie?
Bij digitale aanwezigheidsregistratie leggen medewerkers hun aanwezigheid vast via een kloksysteem, app of computer. De software verwerkt de registraties automatisch. Zo heb je een actueel aanwezigheidsoverzicht en kun je eerdere registraties terugzoeken.
-
Wat is het verschil tussen aanwezigheidsregistratie en tijdregistratie?
Aanwezigheidsregistratie laat zien wanneer en waar medewerkers aanwezig zijn of zijn geweest. Tijdregistratie legt gewerkte uren vast, bijvoorbeeld per activiteit of project. Met Timetell kun je beide oplossingen combineren.
-
Kan ik aanwezigheid registreren met een app?
Ja, met de Timetell-app kunnen medewerkers hun aanwezigheid registreren via hun smartphone. Ze kunnen in- en uitklokken, ook wanneer ze op verschillende locaties werken. Met geofencing kun je locatievoorwaarden instellen voor het inklokken.
-
Hoe kunnen medewerkers hun aanwezigheid registreren?
Medewerkers kunnen in- en uitklokken via een fysiek kloksysteem, de Timetell app of een softclock op hun computer. Je kunt deze registratiemethoden ook combineren.
-
Kan ik aanwezigheid registreren zonder fysiek kloksysteem?
Ja. Medewerkers kunnen hun aanwezigheid ook registreren via de Timetell app of een softclock op hun computer. Een fysieke klok is dus niet verplicht.
-
Kan ik aanwezigheidsregistratie gebruiken op meerdere locaties?
Ja. Timetell ondersteunt aanwezigheidsregistratie op meerdere vestigingen en werklocaties. In het aanwezigheidsoverzicht zie je welke medewerkers aanwezig zijn en waar ze werken.
-
Hoe ondersteunt Timetell bij calamiteiten?
Timetell heeft een calamiteitenoverzicht waarin je ziet welke medewerkers volgens de registraties aanwezig zijn. Tijdens een evacuatie kunnen BHV’ers aanwezigen controleren en afvinken. Gebruik je ook bezoekersregistratie, dan kunnen bezoekers in hetzelfde calamiteitenoverzicht worden opgenomen.
-
Kan ik aanwezigheidsregistratie combineren met verlofregistratie?
Ja. Combineer je aanwezigheidsregistratie met verlof- en ziekteregistratie, dan kun je naast de actuele aanwezigheid ook informatie over verlof en ziekte bekijken. Zo krijg je meer inzicht in de personeelsbezetting.
-
Hoe worden aanwezigheidsgegevens beveiligd?
Timetell wordt veilig gehost in Nederlandse datacenters en is ISO 27001-gecertificeerd. Met profielen en autorisaties bepaal je welke gegevens gebruikers mogen bekijken, invoeren of bewerken. Zo ondersteun je een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens volgens de AVG.